労働条件通知書とは、企業が労働者へ賃金や労働時間などの労働条件を明示するための書類です。
労働契約そのものは企業と労働者の合意によって成立しますが、労働者を雇い入れる際には、一定の労働条件を書面などで明示しなければなりません。
なぜ、わざわざ書面で明示する必要があるのでしょうか。
理由の一つが、企業と従業員との認識の相違を防ぐためです。
例えば、
「聞いていた給与と違う」
「固定残業代が含まれているとは思わなかった」
「転勤があるとは聞いていなかった」
といった認識の違いが生じると、労使トラブルにつながる可能性があります。
労働条件通知書は、単に「採用時に渡す書類」ではなく、会社と従業員との間で労働条件を明確にする重要な書類と考えておきましょう。
労働条件通知書と混同されやすい書類が「雇用契約書」です。
大きな違いは、労働条件通知書が企業から労働者への「通知」であるのに対し、雇用契約書は双方が合意した内容を確認する「契約書」であることです。
労働条件通知書については一定事項の明示が義務付けられていますが、雇用契約書そのものを必ず作成しなければならないという義務はありません。
一方、雇用契約書は、会社と従業員が合意した条件を後から確認できるようにするため、実務上は双方の署名や記名押印を行うことが一般的です。
実務では、「労働条件通知書」と「雇用契約書」を一つにした労働条件通知書兼雇用契約書を使用する企業もあります。
一つの書類で労働条件の明示と双方の合意確認ができるため、作成・交付・保管の手間を減らせる点がメリットです。
一方、記載漏れや間違いがあれば、明示義務と契約内容の双方に影響する可能性があります。
また、有期契約労働者の場合、更新のたびに書類の作成や署名などが必要になる運用では、事務負担も考慮する必要があります。
労働条件通知書に記載する事項は、大きく「絶対的明示事項」と「相対的明示事項」に分けられます。
必ず明示しなければならない主な事項には、労働契約の期間、有期契約を更新する場合の基準、就業場所・従事する業務（雇い入れ直後のものに加え、変更の範囲を含む）、始業・終業時刻、休憩時間、休日・休暇、賃金の決定・計算・支払方法、退職に関する事項などがあります。
有期労働契約の場合は、更新上限（通算契約期間または更新回数の上限）の有無と内容を明示する必要があります。また、無期転換申込権が発生する契約更新時には、無期転換を申し込むことができる旨と、無期転換後の労働条件も明示が必要です。
会社に該当する制度がある場合には、退職手当、賞与などの臨時に支払われる賃金、安全・衛生、職業訓練、災害補償、表彰・制裁、休職などについても明示します。
「昔から使っているひな形だから問題ない」と考えるのではなく、現在の法令と自社の働き方に合っているかを定期的に確認することが重要です。
労働条件通知書で特に注意したいのが、書類の内容と実際の働き方が一致していることです。
たとえば労働条件通知書に「月給25万円」とだけ記載しており、実際には固定残業代が含まれているものの内訳が不明確だった場合、従業員との認識のズレにつながる可能性があります。
また、就業場所についても「本社」とだけ記載しているものの、実際には配置転換や就業場所の変更が想定されているケースなどがあります。
労働条件通知書を見直す際には、書類だけをチェックするのではなく、
「実際の給与・勤務時間・休日・勤務地・業務内容と合っているか」
という視点で確認しましょう。
パート・アルバイトや有期契約労働者については、通常の労働条件に加えて追加で明示しなければならない事項があります。
現在は「昇給の有無」「退職手当の有無」「賞与の有無」「相談窓口」の4項目の明示が必要です。
2026年10月1日からは、「待遇の相違の内容・理由等について説明を求めることができる旨」が加わり、5項目になります。
パートタイム・有期雇用労働法では、「通常の労働者との待遇の相違の内容・理由等」について、労働者から求めがあった場合に事業主が説明することを義務付けています。
2026年10月1日以降、パート・有期雇用労働者を雇い入れる際には、「待遇の相違の内容・理由等について説明を求めることができる旨」を、労働条件通知書などで明示することが義務になります。これは労働基準法上の「絶対的明示事項」とは別に、パートタイム・有期雇用労働法が定める明示義務です。
単に「説明を求めることができる」と記載するだけではなく、従業員が問い合わせできるよう、相談窓口の部署名や担当者、連絡先なども整理しておくとよいでしょう。
企業側では、労働条件通知書のひな形を改定するだけでなく、実際に待遇差の理由について説明を求められた場合に対応できる体制を整えておくことも重要です。
なお、下記のF&M Clubブログでは、パートタイム・有期雇用労働法のルールについて労働条件通知書だけでなく、賞与・手当・福利厚生・正社員転換制度まで含めて詳しく解説しています。
「今使っている書式で大丈夫？」「法改正にどこまで対応できているかわからない」F&M Clubでは、中小企業の労務管理をはじめ、バックオフィス業務を幅広くサポートしています。
労働条件の明示は、労働契約を締結するタイミングで行います。
従業員が働き始めてから渡すのではなく、業務開始前、契約を交わす際に労働条件を確認できる状態にしておく必要があります。
また、有期労働契約の場合は、契約を更新する際に次の契約期間について改めて労働契約を締結するため、更新のたびに明示が必要です。
特にパートや契約社員が多い企業では、「入社時に一度作ったきり」になっていないか確認しましょう。
労働条件は原則として書面で明示しますが、一定の要件を満たす場合にはFAXやメール、SNSなどを利用した明示も認められています。
ポイントは、労働者本人がメールなどによる交付を希望していることです。
また、特定の受信者へ情報を送れる方法であり、労働者が受信した内容を出力して書面化できる状態である必要があります。
採用手続きをオンライン化している企業では、PDFをメールで送付したり電子契約サービスを利用したりすることもあるでしょう。
電子交付する場合は、本人が電子交付を希望したことを確認できるメールやチャットなどの履歴も保管しておくと、後から確認しやすくなります。
長年同じ労働条件通知書を使っている場合は、一度見直しましょう。
厚生労働省ではモデル労働条件通知書を公開しており、最新の法改正に対応した様式も公開されています。
自社の書式と比較し、必要な項目が抜けていないかを確認することが第一歩です。
重要なのは、書類だけ整えることではありません。
給与、固定残業代、労働時間、休日、勤務地、仕事内容などについて、通知書に記載した内容と実際の運用にズレがないかを確認しましょう。
パート・アルバイトや有期契約労働者を雇用している場合は、2026年10月1日施行の改正パートタイム・有期雇用労働法施行規則に対応した労働条件通知書を使用しているか確認しましょう。
あわせて、従業員から待遇差について説明を求められた場合に、誰が対応するのか、どのように説明するのかまで決めておくことが大切です。
労働条件通知書による一定の労働条件の明示は必要ですが、雇用契約書そのものの作成は必須ではありません。
実務では、双方の役割を兼ねた「労働条件通知書兼雇用契約書」を使用する方法もあります。
必要です。
労働条件の明示は正社員だけが対象ではありません。さらに、パート・アルバイトや有期契約労働者には追加で明示すべき事項があります。
労働者本人がメールなどによる明示を希望し、受信した内容を書面として出力できるなど、一定の条件を満たしている場合には電子交付も可能です。
労働条件通知書は、従業員を採用するときの重要な書類です。
しかし、中小企業の労務管理では、労働条件通知書だけではなく、就業規則、各種社内規程、36協定、雇用契約書など、確認すべきものが数多くあります。
F&M Clubでは、就業規則が現行法に適しているかの確認や規程管理、各種ひな形の活用など、中小企業の労務管理を支援するサービスを提供しています。労務関連では300種類以上のひな形を利用できるサービスもご用意しております。
「昔から使っている書類だけど、本当にこのままで大丈夫？」
「法改正が多く、どこまで対応できているかわからない」
「労務の専任担当者がおらず、自分たちだけで確認するのが難しい」
このような場合は、問題が起きてから対応するのではなく、一度、自社の労務管理を整理してみましょう。