会議は企業経営をおこなう上で必要な話し合いの場であり、ほとんどの企業でおこなわれています。
しかし、会議に出席した社員が自由に発言をしているような会議は少ないといえます。
そのため、本来の目的を果たせていないことが、企業の会議についての大きな課題となっています。
本記事では、有意義な会議にするために「社員が発言する会議とは何か」を解説します。
目次
会議の目的
本来、会議とは意見を聴き合う場であり、さまざまな意見を交換し、事項の決定の際は多数の意見を取り入れたうえで事項を決定する場です。
「会議の目的とは何か」を改めて意識しましょう。
企業の会議における問題点
企業でおこなわれている会議のほとんどが、情報共有の場と化していることが問題です。
また、上司の圧力に負けて、発言したくても発言できない社員もいます。
社員の発言によって、今まで気づくことのできなかった新しい視点に気づき、新たな発想が生まれる可能性があります。
社歴に関係なく社員の発言には、企業経営を左右するアイデアや意見が潜んでいます。
貴重な可能性を無駄にしないためにも、社員が発言しやすいような会議の場を作ることが大切です。
ダメな会議の例
ダメな会議は、以下の項目があてはまりやすいといえます。
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ダメな会議とは、事前準備がきちんとされておらず、会議の目的が明確でない、特定の発言者の独壇場になっている傾向があります。
有意義な会議にするためのポイント
企業にとって、無駄な時間やコストの発生はマイナスです。
「会議」にも時間やコストがかかっています。
会議を有意義なものにするためのポイントを解説します。
話し合いをデザインする
話し合いの場をつくるポイントは「話し合いをデザインする」ことです。
「話し合いをデザインする」とは、会議の目的や内容を明確にすることです。
- 目的(テーマ)：何のために話し合うか
- 目標(ゴール)：何をどこまで決めるか
会議は何のために話し合うか、何をどこまで決めるか、目的や目標を明確にすることで、会議の効率化を図ります。
- プロセス：どのような順番で話し合うか
ゴールに向けて、どのようなプロセスで進めていくか、議論の項目順に並べたもの（アジェンダ）を作成し、周知します。
- ルール：何を大切にするか
話し合いを円滑に進める上での大切にするポイントを設定します。
- メンバー：誰を参加させるか、何人で話し合うか
問題解決や意思決定を目的とした会議は、4〜6人くらいが話し合うに適当な人数とされています。
アジェンダの活用
必要に応じてアジェンダを作成し活用することで、会議の効率性と生産性を高めることができます。アジェンダは以下のような内容で構成されます。
【アジェンダ】
- テーマ
- ゴール
- 日時
- 参加者（人数）
- 場所
- プロセス
- グランドルール（会議を進行するうえでのルール）
ファシリテーター
会議を進行するうえで「ファシリテーター」となる人物を設定することで、会議を円滑に進めることができ、会議の質を高められます。
ファシリテーターの役割
「ファシリテーション」とは、チームが目標を達成できるように、ファシリテーターがコミュニケーションをとり、体系的にチームのプロセスの構築と管理をしながら、会議を進行させることです。
会議におけるファシリテーターのスキル
ファシリテーションのスキルには、以下の４つのスキルが求められます。
- 話し合いの場をつくる
- 意見を引き出す
- 議論を整理する
- 議論をまとめる
ファシリテーションの効果
ファシリテーション（ファシリテーター）を取り入れた会議をおこなうことで、「意見がたくさん出る」、「普段発言しない人も発言できる」、「時間内におさまる」、「決まったことが実行される」などの効果が期待でき、会議が参加者の「主体性」と「可能性」を引き出す場となります。
社員が発言しやすい会議の工夫
有意義な会議にするためには、たくさんの意見が飛び交うような会議が理想的です。
そのためには、社員が発言しやすい会議の場を提供することが必要です。
社員が発言しやすい会議にするためのポイントについて解説します。
アイスブレイク
アイスブレイクとは、会議の本題に入る前に、雰囲気づくりのためにおこなう心と頭の柔軟体操です。
アイスブレイクは、場の雰囲気を変える時や、発言時間を守るという雰囲気をつくる時にも効果的です。
アイスブレイクでは、「近況報告」「自己紹介/他己紹介」「共通点探し」などを話します。
アイスブレイクのポイントは、参加者全員が会議本題に入る前に一度は口を開くことです。
会議室のレイアウト
会議をする場（空間）について、重要視している企業は少ないですが、会議をおこなう場のレイアウトも、話しやすい会議の場づくりには重要な要素となります。
空間の使い方の工夫
話しやすい雰囲気をつくるためには、空間の使い方も重要です。人の気持ちは空間によって大きく左右されます。
例えば、「広い」空間の場合、開放的で自由なアイデアが出やすい反面、話が発散気味になりやすい傾向があります。
反対に、「狭い」空間の場合、集中力は高まりますが、新鮮な発想がしづらい傾向にあります。
空間の特徴を踏まえて、会議の場のレイアウトを考えてみましょう。
会議グッズの工夫
必要に応じて会議グッズを取り入れることも、効果的です。
長丁場になるような会議の場合は、お菓子やドリンクなどを用意したり、記録をアシストするためのホワイトボードやポストイットを用意してみたり、会議の内容や、仕方に応じて必要なものを揃えましょう。
会議参加者の姿勢
会議は「意見を聴き合う場」であるため、会議の基本は相手の意見を聴くことにあります。
会議参加者が意識したいポイントについて解説します。
適切なレスポンスを返す
- 相手の目を見る
真剣に話を聴こうとしているかどうかは、目の動きに表れます。
- 相手の感情に合わせる
相手が考えていることを理解しようと努め、それに合わせた表情づくりをすることで、相手の発言に対し「理解しようとしていますよ」という共感の意を示すことができます。
- 相槌を打ちながら聴く
言葉で共感の気持ちを伝えます。
【例】「なるほど」（同意）「すごいですね」（感嘆）
- 促しながら聴く
相手の発言に対し、「興味をもっています」という姿勢を示します。
【例】「それで？」「例えば？」
傾聴のポイント
傾聴のポイントは、「余計なことを考えずに聴くことに専念する」「相手に関心をもつ」「共感する」ことです。
会議では、「話すこと」「意見をいうこと」に重きを置きがちですが、「聴く」ことが重要であることを、参加者が意識することで、会議の質はあがります。
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まとめ
「社員が発言する会議」で会議を有意義なものにしましょう。
会議は意見を聴き合う場であり、相手の話を聴く姿勢が重要です。
企業のさらなる発展のためには、さまざまな社員の意見を取り入れることが大切です。
有意義な会議をおこなう方法や企業経営に関するセミナーを活用し、日々の経営に活かしましょう。
