会議や会合で議事録を作成する場面が多くあります。
議事録を作成する時は、メモや報告書とは異なるポイントがあり、ポイントを押さえることでわかりやすい議事録の作成が可能です。
本記事では、経営に活用できる議事録を、簡単に効率的に作成する方法を解説します。
目次
議事録を作る目的
議事録を作成する目的は、単なるメモではありません。
議事録を作成することによって、「記録」と「共有」を円滑におこなえます。
結論、指示を残す
会議における議論の経過、会議の結論、社内への指示などを記録します。
記録することで、社内への周知が容易となります。
合意形成をあきらかとする
結論に至るまでの議論の過程、発言者、発言内容が明確となります。
発言者と発言内容をあきらかにすることで、担当する社員が誰かなど責任の所在がわかりやすくなります。
法的に作成が必要
株主総会、取締役会を開催した時は、議事録の作成と保管が法律で義務づけられています。
具体的には、次の会議についての議事録が該当します。
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また以下の場面においては、金融機関などから取締役会や株主総会の議事録の公開を求められることがあります。
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会社と役員との間で特別に利害関係がある内容を議論する場合は、出席は必要でも決議に参加できない取締役がいるなど、細かな注意が必要です。
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議事録作成のポイント
議事録の作成は、メモや報告書とは異なるポイントがあります。
効果的な議事録を作成するためのポイントは次のとおりです。
結論をわかりやすく
議事録はほかの人から見られることを前提としているため、会議の結論を、明確に、わかりやすく記載しなければなりません。
結論が出なかった場合であっても、どこまで議論が進んだか、今後検討すべき事項は何かを明確にする必要があります。
指示内容は抜け漏れなく
結論だけでなく、社内への指示を具体的に、抜け漏れなく記載します。
口頭ではなく文書とすることで、会議後の社内での情報共有が円滑となります。
「5W2H」を意識
誰が発言した内容かが重要となる時があります。
会議での決定事項を明確にするためにも、作成する時は5W2H（なぜ、いつ、誰が、どこで、何を、どのように、いくらで）を意識します。
Q&Aの項目を設置する
会議の内容に加えて、Q＆Aの項目を設定しておくと効果的です。
議論の内容をQ＆A形式とすることで、検討内容や検討結果がわかりやすくなります。
法的に必要な事項もあります
株主総会や取締役会の議事録は、会社法施行規則によって決められた記載事項があります。
例えば取締役会の議事録は、会社法施行規則第101条により
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などの事項が必要です。
議事録はサンプルで簡単に作成
議事録は各社でさまざまな形式が利用されています。
議事録をわかりやすく、抜け漏れなく作成するためには、既に使われているテンプレートを利用することがおすすめです。
議事録のテンプレートは、インターネット上に数多く公開されています。
議事録を作成した後の社内での利用方法を考えて、自社にあった様式を使います。
おすすめのフォーマットは次のとおりです。
上記の議事録サンプルの特長は次のとおりです。
- 報告者と報告内容が簡潔で見やすい
- 社内での指示項目を網掛けで統一している
- Q＆Aの項目を設置することで、読みやすい
議事録サンプルを無料でダウンロード
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まとめ
議事録を効果的に作成し活用することで、経営者の考えていることを社内にわかりやすく伝達できます。
効率的な議事録のテンプレートは、F＆M Clubの無料会員サイトからダウンロードできます。
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