4月は新入社員が社会人としてデビューする時期です。
初めて社会に出た新入社員にとって、最初の難関はビジネスマナーです。
ビジネスマナーは注意すべき事項が多いため、チェックリストなどで確認し、習慣化させます。
本記事では、ビジネスを円滑にすすめるために必須のビジネスマナーを、チェックリストで身に付けさせる方法を解説します。
目次
ビジネスマナーが大切な理由
自社の社員のビジネスマナーは、顧客や商談相手の印象を大きく左右し、その後の商談の進行や自社への評価にも影響します。
商談相手からの信頼
ビジネスマナーを身に付けている人は、社会人としてきちんと仕事ができる印象を与えます。
仕事が円滑に進む人物であると印象付けることで、商談相手からの信頼を得ることができます。
自社のイメージの向上
社員のビジネスマナーの水準は、自社の社員への教育の水準をあらわします。
また自社のユニフォームや会社のロゴを身に付けた社員は、会社の広告でもあります。
社員が会社の外でも振る舞いを良くすることで、自社への好意的なイメージをもってもらうことにつながります。
マナー違反は自社への評価を損ないます
自社のユニフォームやロゴが入った封筒、営業用の車両などを見ると、どこの会社の社員であるかはすぐにわかります。
外出中や通勤中であっても、自社の社員のマナー違反は自社へのマイナスのイメージとなります。
社外であっても、世間から非難されるマナー違反は常に慎む意識を持たせます。
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ビジネスマナーの基本まとめ
ビジネスマナーの基本は、相手に嫌な気分を抱かせない気遣いです。
項目が多いため、まずは基本的なマナーを身に付けるよう指導します。
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言葉遣い・話し方
言葉遣いの基本は、「一般的な言葉で」「丁寧に」話すことです。
世代ごとの流行語や仲間言葉は当人が気づかないこともあるため、周囲から助言します。
話す時は、「はっきりと」「語尾を濁さない」ことに注意させましょう。
相手の話を聞く時も、「相手の話を最後まで聞く」「相手の言葉に反応する（あいづち）」ことで、円滑に会話できることを意識させます。
態度
業務時間の態度の基本は、「自分から」「快く」「前向き」「確実に」おこなうとともに、「公私をわける」ことです。
自分から挨拶し、すすんで作業を手伝う姿勢を身に付けさせます。
また商談や電話での応対など、メモをとることを習慣にさせます。
業務時間中は私用を控え、会社とプライベートをきちんと分けるように指導します。
身だしなみ
身だしなみのポイントは、相手に不快感を与えないことです。
個性よりも清潔感を意識させます。
名刺や手帳、メモの準備も常に携行させます。
接遇（電話応対・来客応対）
電話応対の基本は、「素早く」「丁寧に」「確実に」おこなうことです。
特に、他の社員への伝言や電話の取り次ぎ時はトラブルが発生しやすいタイミングです。
用件や相手先、連絡先などを確実に確認するように指導します。
来客の応対は、「挨拶」「来客を待たせない」「笑顔」がポイントです。
時間管理
約束の時間を守ることは社会人の基本です。
事前のアポイントメントとともに、時間に余裕をもって到着することを徹底させます。
また、約束した時刻に遅れそうな場合は事前に連絡させます。
文書管理・整理整頓
文書の管理が不十分であると効率が低下します。
また、社内情報や顧客からの文書を紛失する危険性もあります。
文書管理が苦手な社員は、まず整理整頓から徹底させましょう。
整理整頓のためにも、回覧などの文書はすぐに回す、返信する習慣を身に付けさせます。
ビジネスマナーを身に付けるには
新入社員にビジネスマナーを身に付けさせるポイントは次の4つです。
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自ら気を付ける
ビジネスマナーは習慣とする必要があります。
常に自分で意識し、自分を振り返ることで習慣とすることができます。
周囲からの目を意識する
ビジネスマナーの基本は、相手からどのように思われるのか、です。
気づいた点を周囲から指導するよう、周囲の社員にも働きかけます。
実践して慣れる
ビジネスマナーは多く、場面によって臨機応変に対応することが必要です。
まずは実践させ、さまざまな対応を経験させます。
定期的に振り返る
はじめは緊張していた新入社員も、仕事に慣れるにつれて手を抜くことを覚えます。
ビジネスマナーについても定期的に見直しさせ、周囲からの指摘する社内づくりをします。
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ビジネスマナーの理解度チェックは一覧を活用
ビジネスマナーのチェックは、リストによるチェックが効果的です。
インターネット上やマナーのテキストが数多くあるため、自社にあったチェックリストを活用します。
使いやすいチェックリストのポイントは次の3点です。
- 紙1枚までのボリューム
- 項目ごとにチェックマークを付けて確認できる
- 自分だけでなく、周囲からのチェックも同時にできる
こちらのチェックリストは、本人だけでなく周囲の社員からのチェックも同時におこなうことができます。
全55項目を満点として、点数化で成長を確認することもできます。
ビジネスマナーのチェックリストも無料でダウンロード
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まとめ
自社の社員のビジネスマナーは、自社への評価を左右します。新入社員が確実に身に付け、業務を円滑にすすめることができるよう、周囲の社員からのチェックで習慣化させましょう。
当人の意識だけでなく、会社全体で取り組むことができるよう、共通のチェックリストを活用することで効率的に新入社員への指導が可能です。
労務管理だけでなく、人材採用や資金繰り、補助金の申請などバックオフィス業務のお悩みは、エフアンドエムにご相談ください。
