会社につきものの会議は、効率的かつ効果的におこなわなければなりません。
会議を効果的な場にするためには、事前準備とポイントを踏まえた進行が必要です。
本記事では、効果があがる会議の進め方を解説します。
目次
会議の目的
会議の目的は次のとおり3つです。
報告、情報共有
会議の目的のひとつに、さまざまな情報を報告し、情報を出席者で共有することが挙げられます。
文字では伝わりにくい印象や現場の生の声、他の部署の考えなどを、組織を跨いで共有できます。
意思決定
会議では、単に資料を読み上げるだけでなく、さまざまな意見を出し合って、意識決定をおこないます。
また、意識決定された内容を社内に広げる機会としても活用できます。
議論、問題の解決
方向性が定まっていない事案について意見を出し合い、議論を深めます。
その結果、出席者によって異なる考え方や方向性を調整できます。
また、解決すべき問題についての意見を互いに交換することで、問題の解決策を生み出すことにも効果的です。
会議を効果的におこなうポイント
「無駄な時間である」と感じる会議は多数存在します。
日本企業では、単なる情報の伝達や自分の仕事に関係がない話題が発生する割合が多いため、注意が必要です。
会議を無駄な時間としないためには、4つのポイントを意識しましょう。
目的をあきらかとする
会議を開催する目的を事前にあきらかにします。
会議の目的は次の3つです。
- 意思決定 ： 何らかのとるべき行動を決める
- 情報共有 ： 情報を共有する、会社の方針を伝達する
- 議論 ： 方針ややり方についての意見を交換する
会議の出席者には、事前に会議の目的を伝えておきます。
これにより出席者は会議に臨む姿勢と出席準備をおこなえます。
ゴールを決めておく
会議において決定すべき項目や、会議終了時刻までにここまでは議論を詰めておく、という会議のゴールを決めておきます。
会議中の雰囲気だけで進行していくと、時間がかかり、結論が出ないという事態になるため、ファシリテーター（司会者）を中心に時間管理と進行をおこないましょう。
進行を想定する
会議のゴールから逆算して、「どのように意見を出してもらい、どのように議論を深めてゆくか」を事前にシミュレーションしておきしょう。
発言する順番や発言を導く問いかけなども事前に考えておくと会議が進みやすくなります。
司会者のリーダーシップ
会議中、議論が白熱し、「発言が止まる」、「話題が逸れる」といったことがよくあります。
ファシリテーター（司会者）は、出席者からの積極的な発言を促し、同時に逸れてしまった話題から本筋の議論に戻すことも必要です。
議事録やファシリテーションスキルを活用
会議をおこなう時は、議論をゴールに導くファシリテーションスキルを活用します。
また、過去に同様の会議が開催されている場合、議事録を参考に会議の流れを事前に想定しておきます。
会議の終了後は議事録を作成し、社内に共有しましょう。
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ファシリテーションスキルとは
ファシリテーションとは、集団による問題解決などを促進する働きです。
単なる司会進行と異なり、ポイントを引き出し、議論を広げ、議論を収束させることを指します。
ファシリテーションをおこなう人をファシリテーターと呼びます。
会議を効果的なものとするファシリテーションのスキルは次の4つです。
- 共有
会議のゴールを出席者に共有し、会議の雰囲気を醸成します
- 発散
出席者の発言を傾聴し、より発言を引き出します
- 収束
さまざまな発言をまとめ上げ、論点を絞り込みます
- 決定
会議のゴールにあわせて決定し、実行できる段階までまとめます
ファシリテーション・タスクリストを参考に進行する
ファシリテーションスキルは誰もが身に付けられます。
慣れるまでは、ファシリテーション・タスクリストを活用しましょう。
ファシリテーション・タスクリストとは、会議のゴールに向かって、途中でおこなうべきチェックポイントを網羅したリストです。
おすすめのファシリテーション・タスクリストは次のサンプルのとおりです。
【ファシリテーション・タスクリストのサンプル】
会議終了後、会議の内容を議事録にまとめましょう。
議事録を作成することで、会議の出席者の発言内容や議論の流れが明確となります。
また、社内での共有も迅速におこなえます。
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まとめ
数多くある会議を効果的なものとするためには、事前準備と的確な進行が必要です。
会議を進行するファシリテーターは、出席者の意見を引き出し、議論をまとめ、意思決定に導く役割を担います。
会議進行に慣れるためには、タスクリストを活用して、会議の進行と押さえるべきポイントを明確化しましょう。
また会議の終了後は、議事録としてまとめて、社内に共有することも徹底しましょう。
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