簡易な就業規則の作り方！必要事項や注意点も解説

就業規則とは？

就業規則とは従業員の勤務時間や給料などの労働条件、職場で守るべきルールなどをまとめた規則のことです。従業員数10名以上の職場には、就業規則の作成・届出の法的な義務があります。
就業規則がない会社は次のようなデメリットがあるため、法的な義務がない職場についても就業規則を作成することが推奨されています。

【就業規則がないことのデメリット】

• 採用活動時に、応募者が不安に感じるため、人材採用において不利となる
• 助成金を受給できない可能性が高い
• 問題社員がいても懲戒処分が難しくなる
• 労働トラブルが起きやすく、解決に時間がかかる

最初に確認しておきたい就業規則の基本は「就業規則を作成する義務」と「作成した就業規則を届け出る義務」の2つです。

就業規則は原則従業員が10人以上の場合に必要

就業規則を作成する義務がある企業とは、常時雇用する従業員数が10名以上の事業場です。従業員数は企業全体ではなく、支店や営業所など事業場単位で対象となります。

従業員数はパートタイム、アルバイト、短時間勤務の従業員など、雇用形態や勤務条件に関係なく、全従業員について計算します。ただし、派遣従業員や季節労働従業員は含みません。
 
就業規則を作成する義務がある企業が、就業規則を作成していない、または届け出を怠った場合、30万円以下の罰金を科せられることがあります。

【参考】就業規則作成・届け出に関するFAQ｜厚生労働省

行政官庁への届け出

就業規則を作成または変更した場合は、その事業場を管轄する労働基準監督署へ届け出る必要があります。就業規則を作成し届け出るまでの流れと必要書類は次のとおりです。

STEP1:就業規則を作成する
STEP2:従業員の過半数の代表または労働組合の代表過半数から意見を聴く
STEP3:必要書類を準備する

• 就業規則届または就業規則変更届を2部
• 従業員代表の意見書を2部
• 就業規則（賃金規定などを別に作成している場合はその規定を含む）を2部

STEP4:事業場ごとに管轄する労働基準監督署へ届け出る
STEP5:従業員へ周知する

就業規則の届け出書類を2部ずつ提出する理由は、労働基準監督署における保管用と自社での保管用控えとするためです。
 
就業規則を作成または変更したときの届け出期限は決まっていませんが、忘れないうちに提出しておきましょう。

  社員10人未満でも就業規則は作るべき？就業規則作成の重要性 | 株式会社エフアンドエム

就業規則は、企業が良好な経営活動をおこなううえで必要となるものですが、社員10人未満の場合は、就業規則の作成義務がありません。 しかし、就業規則を作成していないことで引き起こされるリスクも多いため、どのような規模の企業においても、就業規則の作成が推奨されています。 株式会社エフアンドエム

簡易な就業規則の作り方

就業規則は企業のルールブックであるため、経営者が自ら作成することはもちろん可能ですが、就業規則は多くの法律と関係するため緻密に作成することが困難です。

まずは「必ず記載しなくてはならない事項」（絶対的必要記載事項）や「定めた場合は記載しなくてはならない事項」（相対的必要記載事項）など、最小限の項目を整備した就業規則を作成し、企業の成長に応じて必要な事項を追加していくことがおすすめです。

「就業規則がないため、まずは作りたい」という経営者は、次の方法で簡易な就業規則の作成から始めましょう。

自作する

経営者自身が労働基準法などを確認しながら作成する、知り合いの経営者が使っている就業規則を参考に作成するなどです。次のようなメリットデメリットがあります。

テンプレートを使用する

インターネット上などで公開されているテンプレートを修正する方法です。
就業規則のテンプレートとして、厚生労働省が『モデル就業規則』を公開しています。最近の労働法改正にあわせた2023年7月版が最新です。
そのほかに民間のサイトで多くの就業規則のテンプレートが公開されています。

【参考】モデル就業規則について｜厚生労働省

モデル就業規則やそのほかのインターネット上で公開されている就業規則のテンプレートを利用するとメリットデメリットは次のとおりです。
就業規則のテンプレートは一般的な参考例であるため、そのまま利用していると労働トラブルに対応しきれないことが多い点に注意しましょう。

就業規則作成サービスを利用する

最もおすすめの方法は、専門家による就業規則作成サービスを活かして作成する方法です。就業規則は多くの法律と関係することに加えて、運用開始後に変更（特に従業員にとって不利益となる変更）することが難しいためです。
 
就業規則の作成を相談する専門家としては、社会保険労務士があげられますが、社会保険労務士の知り合いがいない経営者も多くいます。
また昇格・昇給規定と人事考課制度などをまとめて相談する場合は、支払報酬が増加することが多いため、「F&M Club」のように一定額の範囲内で就業規則の作成アドバイス〜服務規程のひな形の提供、人事考課制度の導入支援までを、一気通貫でサポートしてもらえるサービスがおすすめです。

就業規則に必要な記載事項

就業規則を作成する際に、必ず押さえておく事項は次の3つです。

• 絶対的必要記載事項：必ず取り決めて記載しなくてはならない事項
• 相対的必要記載事項：取り決めした場合は必ず記載しなくてはならない事項
• 任意的記載事項：就業規則に記載するか任意の事項

絶対的必要記載事項

就業規則に必ず記載が必要となる絶対的必要記載事項とは「労働時間」「賃金」「退職」の3つです。

• 始業および終業の時刻、休憩時間、休日、休暇ならびに交替制の場合には就業時転換に関する事項
• 賃金の決定、計算および支払の方法、賃金の締め切りおよび支払の時期ならびに昇給に関する事項
• 退職に関する事項（解雇の事由を含む）

【引用】就業規則を作成しましょう｜厚生労働省

相対的必要記載事項

自社で取り決めがある場合、必ず記載しなくてはならない事項は次の8つです。

①  退職手当に関する事項
②  臨時の賃金（賞与）、最低賃金額に関する事項
③  食費、作業用品などの負担に関する事項
④  安全衛生に関する事項
⑤  職業訓練に関する事項
⑥  災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
⑦  表彰、制裁に関する事項
⑧  そのほか全労働者に適用される事項

任意的記載事項

就業規則に記載するかどうかについて、企業が独自に判断できる項目です。例えば企業理念や採用・異動に関する規定、人事に関する規定などです。
ただしこれらの項目は労務トラブルを防ぐために重要な事項であるため、記載を充実させておくことが大切です。

就業規則の見直しで従業員トラブルを回避しましょう | 株式会社エフアンドエム

従業員との良好な関係は、定期的な就業規則の見直しで継続できます。また、企業の安定的な発展につながり、従業員との無用なトラブルは避けることができます。就業規則にないルールや就業規則違反を明確にし、就業規則の適用範囲を決めることで労働トラブルの回避につながる「抑止力」として機能します。 株式会社エフアンドエム

簡易な就業規則を作るときの注意点

「助成金を受給するために簡易な就業規則を作りたい」場合は、自社が経営する事業の業種の特性を踏まえた内容としておきましょう。
適用される法律が異なる、労働条件に違いがあるなど業種ごとの注意点を踏まえていない就業規則は“的外れ”となり、トラブル発生時に役に立たない危険性があるためです。
 
就業規則を作成するときの業種ごとの注意点は次のとおりです。

IT関連業

IT関連業における就業規則には、多様な働き方とそれに応じた勤怠管理、セキュリティや従業員の健康管理などに留意した規定を盛り込みましょう。

【IT関連業の就業規則で注意すべき事項】

• リモートワーク、フレックス勤務制度
• みなし労働時間制度
• 変形労働時間制度、変形休日制
• 顧客の事業場への派遣・常駐に関する規定
• 多様な働き方に対応した勤怠管理
• セキュリティに関する規定
• 健康管理規定

小売業

小売業の就業規則に記載しておきたい事項は労働条件と評価制度です。従業員の入れ替わりが多い、柔軟な勤務シフトが必要となるほか、販売成績に応じた評価制度で従業員のモチベーションを高める取り組みも大切であるためです。

【小売業の就業規則で注意すべき事項】

• 変形労働時間制、変形休日制
• 目標管理制度
• 人事評価制度

飲食業

飲食業における就業規則で最も注意すべき点は雇用形態ごとの取り決めと衛生管理です。

【飲食業の就業規則で注意すべき事項】

• 就業規則は正社員用とパートタイム・アルバイト用で分ける
• パートタイム、アルバイトに関する退職金規定
• 衛生管理規定
• ユニフォームのクリーニング費用など費用負担

 製造業

製造業は人手不足となっている企業も多いため、試用期間、安全管理と機密管理、外国人労働者を想定した規定などが大切です。

【製造業の就業規則で注意すべき事項】

• 試用期間とその延長に関する規定
• 労災事故を防ぐ安全衛生規定
• 特許権など自社のノウハウを流出させない情報管理
• 外国人労働者の在留カード確認、就業規則の外国語翻訳

運送業

運送業の就業規則における注意点は労働時間と賃金手当、服務規程などです。全日本トラック協会などが運送業界向けの就業規則のテンプレートを公開しているため、参考となります。

【運送業の就業規則で注意すべき事項】

• 拘束時間、休憩時間、運行時間などの取り決め
• 運行手当や歩合給の計算方法
• 運行事故を防ぐ労務管理・車両運行管理
• 飲酒運転禁止などの服務規程と懲戒基準
• マイカー通勤に関する規定

建設業

建設業は多様な労働条件や安全対策について特に注意が必要です。

【建設業の就業規則で注意すべき事項】

• 労災を防ぐ安全管理
• 健康管理規定
• 従業員の契約形態と適用される取り決めの明記
• 資格・免許の取得支援に関する規定
• 労働時間管理
• 現場への直行直帰などの勤怠管理

 F&M Clubで自社に最適な就業規則を作成

就業規則のテンプレートをそのまま利用するとさまざまなリスクがあります。自社で簡易に就業規則を作成したい場合は、テンプレートに業種ごとの注意点など自社に合った内容を盛り込むことで効果がある就業規則となります。
 
「自社の労働条件に合った文言の表現方法がわからない」
「パートタイム、アルバイト向けの就業規則は正社員用と何を変えるべき？」
など、就業規則や労務管理のお悩みは、エフアンドエムが一気通貫でサポートします。
 
エフアンドエムは累計約38,000社が利用する、豊富なノウハウを踏まえて労務管理をまるごとサポートする『F&M Club』を提供しています。就業規則の添削や、服務関連規程の豊富なひな形の提供、担当者との個別相談などのサービスが月額30,000円（税抜）で使い放題です。
 
人材・労務管理のお悩みはエフアンドエムへお気軽にご相談ください。