会社はさまざまな情報やノウハウで競争しています。

製法上の秘密だけでなく、事前に公開したくない情報や、法律で管理が必要な情報もあります。

本記事では、営業秘密の管理において必須となる秘密保持について、無料テンプレートで作成する時のポイントを解説します。

秘密保持に関する誓約書とは

秘密保持に関する誓約書は、社内に留めておきたい情報を許可なく社外に公開しないように、従業員に約束させる書類で、内容を修正して業務委託している外注先やフリーランスから提出してもらうこともあります。

秘密保持に関する誓約書とは

秘密保持に関する誓約書は、従業員が自社に対して約束する形式が主です。

自社が保有している公開してほしくない情報を、従業員が許可なく社外に開示しないこと、情報を流出させた場合の罰則などを定めます。

自社が秘密にしたい情報は多岐に渡ります。

• 製法上の技術、ノウハウ
• 製品の原価
• 新製品の開発計画
• 顧客や取引先
• 顧客の個人情報
• 人事
• 出店計画
• 他社との提携
• 上場（株式公開）予定

秘密保持に関する誓約書が必要な理由

自社内に留めておきたい情報が流出した場合、経営に与える影響は計り知れません。

情報が流出した場合の経営への悪影響は次のとおりです。

• 同業者による類似製品の投入
• 自社のノウハウを利用した同業者の参入
• 顧客からのクレーム、社会的な非難
• 取引先からの信頼の失墜
• 損害賠償
• 法令による罰則

自社の経営と信用を守り、従業員を保護するためにも、秘密保持に関する誓約書が必要です。

秘密保持に関する契約書、個人情報保護に関する誓約書の作成ポイント

自社で利用する場合は、主に「秘密保持に関する誓約書」を用います。

「競業避止義務」を一緒にすることが主流です。

誓約書の作成例は次のとおりです。

競業避止義務とは、従業員が在籍中あるいは退職後に同じような事業をおこなうことを禁止することです。

秘密保持に関する誓約書と類似の言葉に、秘密保持契約書、個人情報保護に関する誓約書があります。

秘密保持契約書は、お互いに義務がある場合に使用します。

会社同時の交渉前などに使用します。

個人情報保護に関する誓約書は、自社が個人情報を取得する際に、個人に対して自社が約束する書類です。

秘密保持に関する誓約のタイミング

秘密保持に関する誓約書をとるタイミングは主に次のとおりです。

入社時

秘密保持に関する誓約書は、入社時に雇用契約書などと同時にとることが最善です。

同時に、自社に在職中あるいは退職後に自社と同じ事業をおこなうことを禁止します。

昇進時

社内での昇進、昇格により、従業員が触れる情報が異なります。

特に管理職や取締役などへの昇進、昇格の場合は、誓約書をとっているかを確認する機会です。

退職前

退職した社員が自社の情報を公開、利用しないように誓約させることも大切です。

退職時の手続きにあわせて、再度提出させることも有効です。

秘密保持に関する誓約書を作成する５つのポイント

秘密保持に関する誓約書を作成するときは、ポイントが5つあります。

秘密情報の範囲

秘密とする情報の範囲を定めます。

社内の情報は幅広く軽重もあり、全ての情報を列挙することは困難です。

重要な情報の表示とともに、「重要と指定された」情報など、記載する文言にはテクニックが必要です。

秘密保持の期間

自社に在籍している間だけでなく、退職後も含めます。

同業者による引き抜きへの対策ともなります。

自社のノウハウを使った副業や独立開業を防ぐことも目的とします。

目的外使用の禁止

自社の業務の遂行以外での情報公開を禁止する文言を入れます。

個人情報保護

秘密にすべき情報のうち、個人情報に関する流出の禁止は、昨今特に重要です。

対象となる情報は、顧客である個人と従業員である個人を含みます。

秘密漏洩時の措置

秘密情報を社外で公開した場合の罰則を定めます。

『損害賠償の責を負う』などの文言が一般的です。

秘密保持に関する誓約書は抜け漏れがないことが大切です。

公開されている誓約書を、自社にあわせて加工することで簡単に作成できます。

例えば、こちらから無料会員登録でダウンロードできます。

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自社にあわせて加工した後、専門家に点検してもらうこともおすすめです。

秘密保持に関する誓約書は就業規則と一緒に作成

秘密保持に関する誓約書は入社時にとることが大切です。

情報の保護は誓約書の提出とともに、自社の就業規則（就業規定）にも記載することで「言った、聞いていない」などの無用なトラブルを回避できます。

また、就業規則とは別に誓約書を提出させることで、重要性を従業員に認識させる効果もあります。

自社の就業規則が未整備の場合は、秘密保持に関する誓約書とともに整備します。

自社の労務管理を整備することで、労働トラブルや従業員を守れます。

秘密保持に関する誓約書など従業員の採用時に必要な書類など、従業員の労働環境を適切に整備し、従業員が安心して働ける環境を整備するには、次の点に注意します。

【適切な労務管理のポイント】

• 法的に必要な書類、手続きを網羅する
• 自社と真面目に働く従業員を守るためのルールを整備する
• 最新の法改正に合わせる
• 損害発生時の賠償責任を明確化しておく

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秘密保持に関する誓約書は、中小企業のバックオフィス支援で累計35,000社の実績がある株式会社エフアンドエムの無料会員サイトで配布されています。

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まとめ

秘密保持に関する誓約書は、自社の競争力を守り、従業員が安心して働ける職場を作るために必要です。

公開されているテンプレートを加工することで簡単に作成できます。

秘密保持に関する誓約書は、就業規則とともに整備が必要です。

毎年の法改正にあわせて就業規則を見直しすると同時に、秘密保持に関する誓約書の整備など、自社と従業員を守る職場作りを進めましょう。

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