就業規則は、作成、届出の義務のほかに、従業員への「周知」の義務があり、ただ作成するだけでは就業規則の本来の機能を果たしません。

就業規則は、給与や休日、入退社時の手続きなど、従業員との労働トラブルとなりやすい問題について定めたものであり、トラブルを回避するひとつのツールとしても機能を果たす重要なデータです。

従業員から就業規則の閲覧を希望された時は、正しく対応できるよう、日頃から適切に管理しておく必要があります。

就業規則の閲覧とは

就業規則は、従業員が閲覧を希望する時に「いつでも見られる状態にしておく」ことが重要であり、従業員が就業規則の内容について把握、承認していることは、従業員との労働トラブルを回避するひとつの対策でもあります。

就業規則の周知の義務

就業規則には、従業員への周知の義務があり、労働基準法で定められています。

周知の方法は、作業場への掲示、書面での交付、クラウド上での共有など、従業員が見たい時に見られる状態となる方法を用います。

就業規則の閲覧を拒否した場合

従業員が就業規則の閲覧を求めた場合、事業所側はこれに対応する義務があり、拒否した場合、労働基準法違反となってしまいます。

法に反するおこないは、会社に対する信頼度も下がり、企業価値の定価へつながるため、就業規則の取り扱いには十分注意しましょう。

就業規則の閲覧申請をされた場合

従業員から、就業規則の閲覧を希望された時は企業の規模や、効率性を考慮したうえ、全従業員が閲覧できる状況となるように工夫しましょう。

常時見える場所に掲示する

従業員ひとりひとりが専用のパソコンなどを使用していない場合や、特定の場所に多くの従業員が集まって作業をおこなう場合などは、就業規則を、作業場や更衣室などに掲示する方法が有効的です。

しかし、従業員各々が、しっかりと周知できているか確認が取りづらいため、周知を徹底管理するためには別途工夫が必要です。

書面による交付

就業規則を印刷し、書面にて交付する方法は、入社時など、雇用契約の手続きの際に、ひとりひとり着実に就業規則の周知の徹底を管理するという面で効果的です。

契約書などを通し、「就業規則の内容に同意した」旨を承認させることで、さらに効力を発揮させることが可能となります。

しかし、定期的に就業規則を改正している場合など、変更があった際はその都度改めて、周知させることが必要となります。

クラウドなど、デジタルデータによる公開

事務所など、各個人がパソコンを使用している際は、クラウドなど、デジタルデータで就業規則を共有する方法がスマートです。デジタルデータであれば、変更があった際も修正や周知の管理がしやすく、従業員の確認状況も把握しやすいというメリットがあります。

しかし、普段の業務でパソコンを使用していない従業員などへの周知は別途対応する必要があります。

就業規則閲覧の注意点

就業規則の閲覧に関する注意点について解説します。

退職者から閲覧希望された場合

退職者および従業員以外の第三者から就業規則の閲覧を求められた場合、退職者との間には雇用関係がないため、就業規則を開示する必要はありません。

しかし、退職者との間で就業規則の内容を巡って問題となっている場合などは、状況に応じて開示する必要がある場合もあります。

また、労働基準監督署でも、従業員への就業規則の閲覧は許可されていますが、その際は、従業員であることを証明する、社員証や開示願（任意の書式）などが必要です。

就業規則データを紛失した場合

就業規則の文書データおよびデジタルデータを紛失した場合、従業員への周知の義務が果たされていないとみなされます。

また、労働基準監督署へ就業規則が提出されていても、就業規則の再発行はしてもらえません。そのため、事業所側で再度就業規則を作成し、改めて労働基準監督署へ届出をおこなう必要があります。

就業規則のデータの管理、保管には十分注意しましょう。

就業規則見直しの重要性

就業規則の取り扱いは、おろそかにしていると、労働基準法に違反してしまう事態となります。

また、労働法に関する法制度は、定期的に見直されており、従業員とのトラブル回避のためにも、時代に合った定期的な就業規則の見直しが重要です。

就業規則の変更

定期的な見直しが必要とされる就業規則ですが、就業規則を変更した際も取り扱いには注意しましょう。

F＆M Clubの就業規則診断サポート

F＆M Clubの「リスクヘッジコンテンツ」では、「就業規則診断サービス」をはじめとする、さまざまなバックオフィスサポートを提供しています。

適切な就業規則となっているかどうかを知りたい場合や、従業員とのトラブル回避につながる就業規則の改正のポイントが知りたい場合など、就業規則の見直しに関する困りごとがある際は、ぜひご活用ください。

まとめ

就業規則は、従業員へ周知する義務があり、いつでも閲覧できる状態にしておかないといけません。就業規則は、従業員とのトラブルを回避するためのひとつのツールでもあり、労働に関する法律は、定期的に改正されているため、就業規則の定期的な見直しをおこないましょう。