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就業規則の変更届が必要なタイミングと手続きを解説

就業規則は、常時10人以上の従業員を雇う事業所は、作成し、労働監督署に届け出る必要がありますが、就業規則を変更する時も、変更届を届け出なければなりません

就業規則には「給与規定」など、従業員とのトラブルが起きやすい項目を扱うため、定期的な管理や必要な見直しをおこないましょう。




目次[非表示]

  1. 1.就業規則の変更が必要となるタイミング
    1. 1.1.給与規定や就業時間を変更する場合
    2. 1.2.法改正に伴い変更する場合
    3. 1.3.そのほか変更する必要がある場合
  2. 2.就業規則を変更する際は届出が必要
    1. 2.1.届出を怠った場合
    2. 2.2.変更届を提出期限
  3. 3.就業規則変更時のおさえるべきポイント
    1. 3.1.従業員に不利益な内容になっていないか
    2. 3.2.現行の法制度に沿った内容になっているか
  4. 4.給与規定の変更は特に注意
    1. 4.1.就業規則は従業員への周知が重要
  5. 5.就業規則変更時に必要な書類
    1. 5.1.就業規則(変更)届
    2. 5.2.意見書
    3. 5.3.変更後の就業規則
  6. 6.就業規則の変更手順
    1. 6.1.変更案の作成
    2. 6.2.従業員代表者の意見書を作成
    3. 6.3.労働基準監督署へ変更届を提出、社内での周知を徹底
  7. 7.F&M Clubの就業規則診断サポート
  8. 8.まとめ


就業規則の変更が必要となるタイミング

就業規則の変更が必要な主な場面について解説します。

給与規定や就業時間を変更する場合

事業の経営状況や働き方の多様化にともない、給与規定や就業時間、公休日などを変更する場合は、就業規則の変更が必要です。近年は、リモートワークなどの増加により、「在宅勤務制度」を設ける企業も増えています。そのように新たな勤務制度を設ける場合は、就業規則を改正し、適切に管理しましょう。

法改正に伴い変更する場合

労働基準法など、雇用に関する法改正にともない、就業規則も変更する必要があります。近年では、パートタイマーや、契約社員などの有期雇用労働者に関する法制度も見直されており、パートタイマーや契約社員などの雇用条件について、就業規則で明記していないと、トラブルに繋がるリスクが高くなります。労働法に関する情報を把握し、就業規則が現行の法制度に沿った内容になっているか、定期的に見直す習慣をつけることが大切です。

そのほか変更する必要がある場合

従業員とのトラブルで特に多い問題は、給与などの待遇や、入退社時に関することです。

給与や待遇、入社時、退社時などについて、就業規則にしっかりと明記しておくことで、トラブルの回避に繋がり、就業規則が「抑止力」として機能します。

従業員とのトラブルを回避するためにも、就業規則の管理、見直し、変更は重要です。

【関連記事】就業規則の見直しで従業員トラブルを回避しましょう


就業規則を変更する際は届出が必要

就業規則を作成、変更した際は、事業所所轄の労働基準監督署に届出を提出する必要があります。

適切な手続きがなされていないと、トラブルになりかねませんので、就業規則の変更時は、取り扱いに十分注意し、必要な手続きをおこないましょう。

届出を怠った場合

労働基準法に従い就業規則の作成、および労働基準監督署への届出を怠った場合30万円以下の罰金が科せられる罰則があり、就業規則の変更、および届出を怠った場合にも、同様の罰則が適用されるため、注意が必要です。

変更届を提出期限

就業規則の変更届の提出期限について、明確な期限は設けられていませんが、「遅滞なく」提出することが義務づけられています。そのため、就業規則を変更した際は、常識の範囲内で、速やかに提出しましょう。

就業規則変更時のおさえるべきポイント

就業規則を変更する際は、事業者と従業員の両者にとってトラブルが起きないように、いくつか注意点をおさえておきましょう。

従業員に不利益な内容になっていないか

労働契約法第9条では「使用者は、労働者と合意することなく、就業規則を変更することにより、労働者の不利益に労働契約の内容である労働条件を変更することはできない」と定められており、従業員の合意なく、従業員にとって不利益となるような就業規則の変更は原則禁止されています。しかし、労働契約法第10条では例外的に、就業規則の変更に「合理性」があり、従業員に就業規則を「周知」している場合に限り、従業員にとって不利益とみなされる変更であっても、事業者による就業規則の変更が認められる場合もあります。

企業の経営状況やさまざまな事情によっては、やむを得ず、給与の改定をはじめとする労働条件の変更を必要とする場合もあるため、従業員全員に受け入れられるような就業規則を策定することが難しい部分でもあります。就業規則の変更に、「合理性」があるかどうかの判断は、「企業の存続にかかわる程度」や、「従業員に及ぼす影響の程度」などから判断されます。従業員とのトラブルリスクも考慮する必要がありますが、企業の存続が重要なため、状況に応じて、あからさまに従業員にとって不利益となるような就業規則の変更をしないように気をつけましょう。

現行の法制度に沿った内容になっているか

就業規則の変更する際は、変更後の内容が、現行の法制度に沿った内容となっているかについても、注意が必要です。従業員の雇用、および就業規則にかかわる法律は、「労働基準法」、「労働契約法」、「パートタイム・有期雇用労働法」、「男女雇用機会均等法」など多数あり、どの法律も定期的に見直し、改正がおこなわれています。法改正にともなう労働条件について把握ができておらず、気づかないうちに労働法に反するようなおこないをしている場合もあるかもしれません。企業の信頼性を守り、労働条件を巡るトラブルを引き起こさないためにも、常に法改正について情報をチェックし、定期的な就業規則の見直し、改正をおこなうようにしましょう。

給与規定の変更は特に注意

就業規則の変更する際、「給与規定の変更」は特に注意が必要です。

給与や諸手当に関する事項は、従業員との労働トラブルで、1番トラブルになりやすい問題です。給与は一度定めてしまうと既得権として認められやすい上位の労働条件であり、不透明感が際立つ現代の社会経済情勢で、あまり先走って豪華な規定を設けると就業規則の最低基準効(就業規則に定めをしたらその定めを下回るものは無効とされ、就業規則で定めた内容とされる)が働くため、企業の現実的な将来性を踏まえたうえで、身の丈に合った給与規定にしましょう。

就業規則は従業員への周知が重要

就業規則は、作成し、労働基準監督署へ届け出るまでが義務ではなく、社内の従業員に周知させるまでが義務とされており、「周知義務」を怠った場合も、30万円以下の罰金が科せられる罰則が適用されます。

従業員への周知方法は、

  • 社内の見やすい場所に掲示する
  • 書面で交付する
  • クラウドなど、電子データで保存し従業員がアクセス、閲覧できる状態にする

方法があります。

就業規則は作成および変更して終わりではなく、従業員が把握、理解することによって機能するものです。就業規則作成および変更後は、社内周知の管理を徹底し、従業員から就業規則の閲覧を求められた場合に、対応できるようにしておきましょう。

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就業規則変更時に必要な書類

就業規則変更時は、

  • 就業規則(変更)届
  • 意見書
  • 変更後の就業規則

が必要です。

必要な届出書類について、所定の様式はありませんが、厚生労働省などのサイトから、テンプレートをダウンロードできます。

また、それぞれ2部ずつ提出すると、1部は会社控えとして、労働基準監督署の印が押印されたものが返却されるため、大切に保管しましょう。

就業規則(変更)届

就業規則(変更)届では、変更箇所を抜粋して記入し、事業場名などの必要情報を記入します。また、パートタイマーや契約社員専用の就業規則を別途作成している場合は、それぞれの就業規則に応じて変更届が必要となります。

【引用元】厚生労働省

意見書

意見書は、従業員の過半数の代表者に意見を聞いた意見などを記す書面です。

特に意見などがなかった場合は、「特になし」と記載し、労働組合に加入している場合は、組合の名称、該当しない場合は代表者の名前を記名し、代表者の選出方法についても記載します。また、従来意見書には押印が必要とされていましたが、令和3年4月1日以降の届出より、押印は不要(廃止)とされました。


【引用元】厚生労働省

変更後の就業規則

「変更届」、「意見書」のほかに、変更後の就業規則も提出が必要です。


就業規則の変更手順

就業規則を変更する際の手順は、

  • 変更案の作成
  • 代表者の意見書を作成
  • 変更届を提出
  • 社内で周知

という流れです。

変更案の作成

就業規則を変更する際は、まず、総務部や人事部などの管理部門が変更案の草案を作成します。雇用形態の異なる従業員を雇っている場合は、従業員の雇用形態ごとに、就業規則を作成するなど、適用範囲を明確にしておきましょう。草案ができたら、労働法に違反しているような内容はないか、法律に沿った内容になっているかなど、担当者(専門員)が確認し、役員会議などを通し、経営陣の承認を得ます。

従業員代表者の意見書を作成

意見書を作成する際は、労働者の過半数の代表者の意見を聞き、まとめる必要があります。

労働組合に加入している場合は、組合の代表者が該当しますが、労働組合がない場合は、話し合いや投票など、公平な方法によって代表者を選出する必要があります。

労働基準監督署へ変更届を提出、社内での周知を徹底

必要な書類が揃ったら、事業所所轄の労働基準監督署へ提出し、従業員への周知を徹底します。


F&M Clubの就業規則診断サポート

従業員とのトラブルリスクをおさえ、良好な経営活動を続けていくために、定期的な就業規則の見直しは重要です。

F&M Club「リスクヘッジコンテンツ」では、「就業規則診断サービス」をはじめとする、さまざまなバックオフィスサポートを提供しています。

就業規則が正しく作成されているか、改正(変更)が必要であるかどうか、就業規則について、お困りごとがあれば、ぜひご活用ください。

まとめ

従業員との労働トラブルのほとんどが「給与」や「入退社時」における問題です。

企業が良好な経営活動を続けていくためには、就業規則の定期的な見直し、管理を徹底し、労働トラブルのリスクを避けることが大切です。

就業規則を変更する際は、労働法に関する法改正などにも注意しながら、適切な手続きをおこないましょう。


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みのだ社会保険労務士事務所 蓑田真吾
みのだ社会保険労務士事務所 蓑田真吾
東京都社会保険労務士会(登録番号 第13190545号) 千葉経済大学経済学部経済学科卒業後、鉄鋼関連の企業に総合職として就職し、その後医療機関人事労務部門に転職。約13年間人事労務部門で従業員約800名、新規採用者1,000名、退職者600名の労務、社会保険の相談対応にあたる。社労士資格取得後にみのだ社会保険労務士事務所を開設し、独立。 https://www.minodashahorou.com/
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