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従業員トラブルは就業規則の見直しで回避

従業員との良好な関係は、企業が安定して発展するために必要不可欠であり、従業員との無用なトラブルは避けるべきです。

トラブルを回避するためには、あらかじめ就業規則を整備しておき、「抑止力」として機能させることが大切です。

就業規則は、労働法の改定がされるたびに、定期的な見直しが必要です。

就業規則の見直しをおろそかにしている企業は、労働トラブルにつながりかねません。

今回はトラブル回避につながる就業規則の見直しポイントについて解説します。

目次[非表示]

  1. 1.従業員とのトラブルは入退社時が一番多い
    1. 1.1.身元保証書・住民票の未提出によるトラブル
    2. 1.2.試用期間を明記していなかったトラブル
  2. 2.入社時の規程に含みたい5つのポイントと提出物
    1. 2.1.➀誓約書には個人情報の取り扱いを明記
    2. 2.2.②試用期間
    3. 2.3.③服務規程
    4. 2.4.④就業規則への同意サイン
    5. 2.5.⑤損害賠償
    6. 2.6.提出必須書類
  3. 3.退社時の規程に含みたい3つのポイント
    1. 3.1.➀退職後の責務
    2. 3.2.②退職後の契約書
    3. 3.3.③長期休業の場合
  4. 4.定期的な就業規則の見直しが重要
    1. 4.1.企業の信頼のためにも
    2. 4.2.F&M clubの労務管理サービス
  5. 5.まとめ 

従業員とのトラブルは入退社時が一番多い

企業と従業員との間で起こるトラブルは、入退社時に特に起こりやすい傾向があります。
就業規則に記載がなかったことによって、さまざまなトラブルが発生する可能性があり、就業規則による「抑止力」がいかに重要であるかがわかります。

身元保証書・住民票の未提出によるトラブル

入社時に身元保証書と住民票の提出を徹底しなかったため、寮付きで多数採用した際、家具を一式持ち逃げされ、その後連絡が取れなくなった。

身元保証書や住民票などの重要書類を提出しないと「抑止力」が弱い


試用期間を明記していなかったトラブル

試用期間を3か月とし、試用期間を延長する旨の明記がなかったが、試用期間の3か月で見極めができなかったものの、本採用し、その後採用した従業員の態度が豹変した。

試用期間を延長する旨の明記がないため「抑止力」が弱い


就業規則の徹底管理を怠ると、さまざまな労働トラブルに繋がりかねません。
見直してよかったと思う就業規則の7つのポイントについては、こちらの動画を参考にしてください。



入社時の規程に含みたい5つのポイントと提出物

入社時の就業規則および提出物の徹底管理は、お互いの信頼関係を築くうえでも非常に重要です。トラブル回避のために入社時におさえるべき就業規則のポイントについて解説します。

➀誓約書には個人情報の取り扱いを明記

入社時に従業員に提出させる誓約書には、個人情報の取り扱いおよび情報漏洩について、しっかりと明記しましょう。

近年ではインターネットやブログ、SNS、掲示板などの普及により、企業の情報漏洩や個人情報の取り扱いに厳重に注意する必要があります。


インターネットやSNSが身近なものである分、思わぬところで企業の情報が漏れてしまう、あるいは企業の悪評を書かれてしまうこともあるかもしれません。

企業の許可なく、社内情報・顧客情報・そのほか職務上知り得た情報を発信、発言を禁止すること、また、企業の信用・名誉を損なう恐れのある内容など、企業にとって不利益となる発信・発言を禁止することを明記しましょう。

会社として「抑止力」を強化するためにも、損害賠償について記載しておくことも有効です。

従業員の情報漏洩に関する意識を高めるためには、企業が情報漏洩に関する規則・罰則を整備し、徹底的に周知することで「会社に関するいかなる情報も流してはいけない」という意識をもたせましょう。

②試用期間

試用期間について、大抵の企業では通常「3か月」と設定しています。

しかし、3か月では従業員の見極めができない場合も考えられます。
従業員によっては、本採用までの「3か月間だけ頑張ればいい」と、はじめのうちだけ良い印象を与えながら働く者もいるかもしれません。

企業にとっては、採用活動も多くの労力と時間を費やすため、見極めができないまま本採用に至る事例も多数存在します。

最悪の場合、本採用になった途端に従業員の態度が豹変し、採用活動が失敗することもあり得ます。

採用ミスマッチのリスクを最小限におさえるためにも、あらかじめ「試用期間を延長する可能性がある旨」を明記しておくことで、トラブル回避に繋がります。

③服務規程

就業規則と混同されがちですが、服務規程は就業規則の一部として運用されている場合が多いです。

服務規程とは、従業員が守るべき「最低限のルール」と定義され、規程違反した場合は、罰則を受けることとなります。

服務規程には、細かく内容を記載し、最低でも25個は準備しましょう。

しかし、服務規程を細かくしすぎると「がんじがらめになるから嫌だ」と懸念される経営者もいらっしゃいますが、細かく設定してもマイナスになるようなことはありません。

服務規程では「人を中傷しない」、「酒気帯び運転をしない」、「無断欠勤や遅刻をしない」など従業員として働くうえで、「あたり前のこと」を記載します。

あたり前のことをしっかりできているかを謳うことで、できていない人に対して指導が可能となります。

従業員が「あたり前」のことを守らずに行動することは、企業の信頼感を下げ、企業の損失へも繋がります

服務規程の整備を徹底し、従業員への周知、指導を徹底しましょう。


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④就業規則への同意サイン

いくら完璧な就業規則を作成しても、従業員が承認しなければ効力をありません

就業規則に同意した」ことを証明する証拠として、誓約書に同意サイン欄を設けましょう。

⑤損害賠償

就業規則違反をした場合は、損害賠償を請求する旨についても明記しておきましょう。

大切なのは、従業員に「トラブルを起こしてはいけない」と思わせる「抑止力」です。

損害賠償についての明記は、「抑止力」に大変効果的だといえます。

提出必須書類

入社時には、


・住民票の写し(本人の氏名、住所が確認できるもの)

・健康診断書(3か月以内に受診したもの)


を提出必須とし、身元保証人を定義し、極度額を設定した「身元保証書」といった、身元保証に関する書類も用意・提出してもらうことは、労働トラブルに対する「抑止力」を強化できます。

退社時の規程に含みたい3つのポイント

従業員とのトラブル回避のためには、入社時と同様に退社時にも注意が必要です。
退社時におさえるべき就業規則のポイントについて解説します。

➀退職後の責務

退職後の責務にも、就業規則または退職届に明記しておく必要があります。

退職したあとでも、会社に関連する情報漏洩の禁止、秘密保持義務について遵守するように明記しましょう。

また、違反した場合や会社にとって不利益になる事態が発生した場合は、損害賠償を請求する旨もしっかりと記載しておくことでトラブルを回避できます。


②退職後の契約書

退職後の機密保持契約について同意を明確にしておくためにも、書類として「機密保持についての同意書」を作成し、帳票を保管しておきましょう。


③長期休業の場合

従業員が、長期休養をする場合は企業が指定した医療機関(医師)の判断および診断書が必要」と明記しましょう。

従業員がかかりつけの病院で診断書を発行しする場合、公平な診断がなされない場合もあります。

診断書の偽りなどのリスクも踏まえて、長期休業の際の規程も整備しておきましょう。

定期的な就業規則の見直しが重要

企業と従業員が良好な関係を築くためにも、就業規則を整えておくことが大切です。
また、労働法なども定期的に改正されるため、定期的に見直しをする必要があります。

企業の信頼のためにも

労働法などの変化に合わせて定期的に就業規則の見直しをおこなうことは、従業員に対しても、労務管理がしっかりおこなわれていることが伝わり、会社への信頼感へ繋がります

企業側と従業員側が、お互いに信頼できる関係で在るために、就業規則の整備、従業員への周知を徹底しましょう。

F&M clubの労務管理サービス

F&M clubでは、就業規則をはじめとする労務管理のサポートをおこなっています。

延べ35,000社の支援実績と月間3,000社の相談を事例を踏まえた規定ひな形等送付依頼票をはじめ、就業規則の見直しのポイント企業の特徴に合った就業規則の文言についてアドバイスを提供しています。

就業規則についてお困りごとがあれば、ぜひご活用ください。


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まとめ 

企業が円滑な経営をおこなっていくためには、従業員との良好な関係を築くことが大切です。

入退社時はトラブルも多く、トラブル回避には、就業規則を整備しておくことが重要です。

就業規則の管理を徹底することで、従業員にも安心感や信頼感を与えます。

定期的に就業規則を見直し、経営側と従業員側の双方が信頼し合える職場環境を整えましょう。

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