電子帳簿保存法が2024年1月から始まります。１月１日以降、メールなどインターネットを利用してやり取りした見積書や請求書などをデータで保存する『電子データ保存』が義務づけられ、違反には罰則があります。
本記事では経営者が最初に抑えるべきポイント3点を解説します。

電帳法の概要と中小企業における対応状況

2024年1月1日より、改正電子帳簿保存法（以下、単に電帳法といいます）に基づいたデータ保存が義務化されます。具体的には1月1日以降にやり取りした見積書などをデータで保存することが義務となります。
現時点では中小企業における対応が遅れているといわれています。電帳法に対応しない場合は罰則などがあります。

電帳法とは

電帳法とは所得税法と法人税法で保存義務がある帳簿や書類を、データで保存することを認める法律です。全体像をおおまかに示すと下記のイメージです。なお保存方法の「区分」については後述します。

なお売掛帳などの国税関係帳簿のうち、自社が紙に手書きで作成した帳簿は電子帳簿等保存（電子データ保存）が認められず、従来と同じく紙で保存します。

電帳法は2024年1月から開始

2024年1月１日から義務化される範囲は、電帳法のうち電子取引に関する情報をデータで保存する『電子データ保存』です。
電子取引とは取引に関する情報のやり取りを、メールやアプリなどインターネットを経由しておこなう取引のことです。取引に関する情報とは、見積書や契約書、請求書、送り状などです。
電子データ保存の義務はすべての法人や個人事業主が対象です。
【参考】電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）｜国税庁

電帳法における対応状況

中小企業における対応状況についての公式な調査結果はありませんが、民間各社が独自に調査した結果によると約25％に留まっているとみられています。
 
電帳法における対応はシステムの変更やスキャナなどの導入が必要です。
電子データ保存の義務化が迫る中、未対応の企業は対応を急ぐ必要があります。電帳法に対応していない場合は罰則が科されるなど、経営に悪影響を及ぼす可能性があるため、自社を守るためにも早急に対応しましょう。

電帳法へ未対応の場合は罰則

電帳法に対応していないなどの違反に対しては罰則があります。罰則が科せられた場合、罰金の納付など一時的な金銭負担だけでなく、その後の納税負担の増加、自社の確定申告書に対する信頼性の低下などの影響が出る可能性があります。

青色申告の取り消し

青色申告ができなくなり白色申告となります。青色申告ができない場合の影響は次のとおりです。

• 青色申告特別控除（最大65万円）が使えない
• 欠損金の繰り越し控除ができない
• 自社の確定申告書に対する取引先や金融機関などからの信頼が低下する
  
  

追徴課税、推計課税

電帳法における未対応によって申告内容が否認される、誤りを指摘されるなどの場合は追徴課税される可能性があります。またデータの改ざんがあった場合は重加算税が科される可能性もあります。
 
不備が多い場合は推計課税がおこなわれる可能性があります。推計課税とは、白色申告の事業者に対して税務署が税額を推定して課税する方法です。税務署の推測によって課税されるため、本来よりも高額の税金を課される可能性があります。

罰金

会社法違反によるとして100万円以下の罰金（科料）が科せられる可能性があります。
 

電帳法対応で経営者が確認すべき3つのポイント

義務化開始まで残りわずかとなった電帳法における対応のため、まずは下記の3点を確認しましょう。

電子取引の状況

自社における電子取引の状況を確認します。具体的には、自社のどの社員が、どの取引先と、どのような書類を、どのような手段（メールやホームページなど）でやり取りしているかを確認します。
確認の結果、自社おける電子取引の件数が少なく、今後も利用する可能性が低い場合における対応は難しくありません。該当するやり取りが多い場合は対応を急ぎましょう。

データの保存方法3区分

電帳法においてはデータの内容と保存方法を下記の3つに区分しています。

自社で作成した文書はデジタルで保存『電子帳簿等保存』

自社で会計システムなどを用いて作成した帳簿などをデータのまま保存する方法です。該当する書類としては下記の例のとおりです。

• 国税関係帳簿　仕訳帳、売掛帳、現金出納帳など
• 決算関係書類　貸借対照表、損益計算書、試算表など
• 取引関係書類（自社作成）　自社においてシステムで作成した請求書や領収書などの控え
  
  

紙で作った・もらった書類はスキャンして保存『スキャナ保存』

自社が作成して紙で取引先に渡す書類、取引先から紙で受領した書類をスキャナで読み取り、画像データとして保存する方法です。該当する書類の例は次のとおりです。

• 取引関係書類（自社作成）　自社において作成し紙で交付する請求書、領収書などの控え
• 取引関係書類（取引先作成）　取引先が紙で作成した見積書、領収書、納品書など
  
  

メールでのやりとりもデジタルで保存『電子取引データ保存』

1月1日から義務化されます。具体的には、見積書、発注書、契約書、領収書など取引に関する情報を含むやり取りが対象です。

• 2024年1月1日以降のやり取り
• ECサイト、ホームページ、メールなどによる取引情報の連絡や受発注作業
• DVDなどの記録媒体で交付または受領したデータ
• 受信したものだけでなく、自社が送信したデータを含む

【参考】電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）｜国税庁

自社における業務フローとデータ保存場所

自社における電子取引の内容を把握するとともに、次の内容についても確認しましょう。

• データの保存方法、保存場所
• データが保存される場所の管理担当者
• データの承認についての業務フロー

 
データのファイル形式やコピーの有無などを確認します。電帳法においてはデータを保存する時に以下の4つが求められています。

• システム概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合）
• 見読可能装置の備付け（ディスプレイなど）
• 日付や取引先名により検索することができる機能
• タイムスタンプを押す（押されたデータを受領する）などの機能

【参考】電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）｜国税庁
 
またデータが保存される場所、サーバーがどれであるが、自社の誰が管理しているかを再確認しておきます。
 
見積書や領収書の発行は、どの部署で誰が申請、承認しているかなど業務の流れも確認しておきましょう。
 

電帳法における対応で自社のDX化を進めましょう

電帳法に対応するメリットは紙の保管量削減だけではありません。社内における情報の伝達を効率化させる、不正を防止する、時間がかかるプロセスを把握するなど、自社の経営改善に役立てることができます。

社内の業務を効率化

書類の流れを電子化することで、業務を効率化することができます。また承認業務や状況を見える化することで、不正防止や管理体制の整備につながります。活用例としては次の例があげられます。

• 取引の進行の進捗、取引に関する書類の内容や状態を社内で共有
  担当者が不在であっても別の社員による顧客対応を円滑化
• 社内での承認作業を電子化
  見積書発行の上司の承認などの業務フローを電子化。承認者が出先にいても承認できるなど発行までの時間を短縮。また誰がいつ承認したかが記録されるため、業務の流れで時間がかかっている工程を発見し対策をおこなうことが可能
• 見積書や契約書の発行をシステム化
  発行できる社員を設定することで不正を抑制

会計システムを経営に活用

会計システムの刷新の効果は、単に入力作業やデータの保存の効率化だけではありません。
会計システムに事業計画書や資金繰り表の作成機能が搭載されていることが多くあるため、自社の経営予測に利用してみましょう。
また取引データを検索しやすい体制を整えることで自社の情報を分析しやすくなり、以下のような効果を見込むことも可能です。

• 見積書、契約書の検索が容易であるため、見積書の精度を確認しやすくなる
• 過去の仕入価格や仕入先を検索しやすい
• 事業計画書の作成を会計システムと連動することで、作成時間を短縮できる
  
  

IT化投資はIT導入補助金を検討

受発注や会計に関するシステムの刷新はIT導入補助金の利用が検討できます。
IT導入補助金は主にソフトウェア投資が対象となる補助金です。補助枠のうちデジタル化基盤導入類型はシステム導入費用だけでなく、PCやタブレット、決済端末などのハードも補助対象となります。補助率は最大4分の3、補助上限額は最大350万円です。
【参考】IT導入補助金2023｜IT導入補助金　後期事務局
 

まとめ

電帳法における対応はシステム導入のみに注目しがちです。システム導入時にあわせて社内の業務の流れを見直すことで、業務の効率化や内部管理体制の充実につなげることができます。
 
また人手不足、採用難が続いている中でインボイス導入や電帳法などによりバックオフィス業務の事務負担が増大しているため、バックオフィス部門の効率化が自社の競争力強化につながります。
 
電帳法における対応とともに、自社のバックオフィス業務の効率化を検討している経営者さまは、エフアンドエムのサービスをご検討ください。
 
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