「最近の若者はすぐ仕事を辞める」と不満を言う前に、総務部や人事部などのバックオフィスは整備されていますか？

中小企業においては総務部と人事部の兼任や、それぞれの部に専門性が高くないことがあります。制度が整っておらず労働環境が悪ければ辞めていく人が出ても仕方がありません。

本記事では、バックオフィスのあり方や失敗談、活性化する方法を解説します。

そもそもバックオフィスはきちんと整備されていますか？

バックオフィスは、企業の管理部門であり、総務部や人事部のほか、経理部、財務部、法務部も該当します。

バックオフィスが整備されれば、社員が働きやすくなり、事業や営業の業務サポートが可能です。直接利益を生む業務ではないものの、企業活動の後方支援として利益を生みやすい環境を作るためにバックオフィスは不可欠です。

バックオフィスは大企業であれば専門性が高く、新しい社員が入ってきても教育体制まで整備されています。しかし中小企業の場合、総務部が人事部を兼任するなど、部門に特化した役割を担えていないため専門性が高くありません。また、少人数でバックオフィス業務のすべてを担当しなければならないため、教育体制も整備されていないことが珍しくありません。

部門に特化できないため専門性は高くないものの、属人的になりやすく、別の社員に任せようとしても「何をやっているのかがわからない」状況に陥りがちです。

バックオフィスは企業にとって売上や利益をあげていくためには必要な部門となります。しっかりと整備しましょう。

バックオフィスでの失敗談

中小企業のバックオフィスにありがちな失敗談を紹介します。

社員の不満は人事考課が機能していない証拠

人事考課が機能していなければ、「成果をあげても頑張っても評価されていない」と考えてしまい社員の不満はどんどん増えていきます。不満が高まることで、社員のモチベーションが下がり、生産性も低下し、会社が提供するサービスの質も低下してしまいます。また、正当な評価がされていなければ、適切な評価をおこなって給料があがる企業へ転職する社員も出てきます。

人事考課が機能していなければ、サービスの質の低下や優秀な社員の退職が起こり、結果として会社全体の不利益につながります。早急な改善が必要です。

職場の雰囲気が悪い → 社長が挨拶しないから

会社の売上や利益があがっている時は社長の機嫌がよく、機嫌がいいと社員に積極的に挨拶し、下がっている時は機嫌が悪いため社員から挨拶しても無視するなど、社長の態度で職場の雰囲気が作られることがあります。

社長だけが会社を作っているわけではなく、社員とともにチームで会社を作っています。社長の態度で社員が振り回されるようであれば職場の雰囲気は悪く、その影響が会社の売上や利益にもかかわってきます。

職場の雰囲気を良くしていくためには、社長自らしっかりとした挨拶や態度、行動をしていくことが大切です。

社長の相談相手がいない → 教育体制がないから

社長は会社経営する重圧や責任感も強いため、誰かに相談したいと思うことがあります。しかし、事業の方向性の決断や資金繰り判断など、家族や社員などに相談することが難しいと考えている人は珍しくありません。

最適な社長の相談相手は、自社の社員であり、経営者の視点を持ち、何より信頼できる人でなければなりません。しかし、社員の教育体制が整備されていないことで社長の相談相手になる人材の育成が進んでいません。社員に経営者教育するためにも、教育体制の整備が必要です。

補助金や助成金の情報を見逃す → 専門家がいないから

補助金や助成金は申請時期や終了時期がわからず、申請しようと思ったら終了しているなど情報を見逃すことがあります。自社が申請要件に合致した企業であったものの期限が短いことで断念した企業も少なくないはずです。

顧問税理士から補助金や助成金の話が出る場合もあれば、税理士によっては得意ではない人もいるため情報を見逃しがちです。

税理士の中には補助金や助成金を専門としている人もいれば、専門外の人もいるため、対応が依頼する税理士によって異なります。補助金や助成金などの公的支援制度を扱う専門家が必要です。​​​​​​​

アウトソーシングの力を借りて、バックオフィスを活性化

自社のバックオフィスを活性化させるためには、アウトソーシングを利用して補強する方法があります。バックオフィスをすべてインソーシングできれば、コストが少なく、ノウハウの蓄積や機密事項の漏洩リスクなども低くなります。

アウトソーシングは、自社の弱点部分の補強や、専門的な知識や能力がなくてもできる分野にリソースをあてなくて済みます。また、必要な時にアウトソーシングして対応する方法であれば、人件費や設備費などの固定費を節約できるため、会計上のメリットもあります。

バックオフィスの中で専門性を持っておこなっていた部門はそのままに、兼任したことでおろそかになった業務をアウトソーシングし、社員の負担が減った時間を教育にまわすことも可能です。バックオフィスのアウトソーシングは合理的で会社の成長につながる選択肢として考えられます。

※一方でバックオフィスをすべてインソーシングできれば、コストが少なく、ノウハウの蓄積や機密事項の漏洩リスクがも低くなります。

F&M Clubのサービス説明

株式会社エフアンドエムでは、企業が抱える経営課題を解決できる支援サービスとして「F&M Club」を提供しています。適切な労務管理や、社員教育の充実などのバックオフィス業務の課題解決、補助金や助成金申請などの支援サービスなどを月額3万円（税抜）でご利用いただけるサービスです。現在では、累計3万8,000社の中小企業がご利用いただいています。

適切な労務管理をしたい

適切な労務管理をおこなうには、就業規則や諸規程が最新の法律に準拠され労働トラブルを防げることが最低限必要です。さらに社員が気持ちよく働けるルールを定めることでモチベーション高く取り組めるようになります。

F&M Clubでは、就業規則が現行法に適合し、労働トラブルに防げる内容になっているかなどを診断し、さまざまな労働トラブルを想定したアドバイスをしています。諸規程や社内文書のテンプレートを用意しているため、自社にあった内容に変更して活用が可能です。

社員教育を充実させたい

F&M Club は、社長の相談役になる従業員や後継者として必要な知識、人事考課制度の作成の仕方、キャリア別・テーマ別・部門別などの社員教育チャンネルなどを学べる環境やコンテンツを提供しています。

「リーダー育成定期診断プログラム」ではリーダーとしての能力を向上させるために、上司と部下による複眼分析でリーダーシップの浸透度や気づきにくい課題などを診断します。

また、事業承継した社長が経営や財務、マネジメントについて基本から学んだことがない場合があります。F&M Club では、WEBセミナーを通じて決算書の読み方セミナーや、損益計算書・貸借対照表の見方、年上の部下への接し方、コミュニケーションの取り方などを具体的に学べます。経営者としての教育を受けたことがない人にもおすすめです。

補助金や助成金の支援サービス

F&M Club では、登録の条件に応じて補助金支援策情報をタイムリーにお届けする「補助金LINE」サービスがございます。国や自治体の補助金や助成金制度は、要件が変更されることや、新しく補助金制度が開始されるため知らずに見逃してしまいがちです。

また無料で活用できる「公的支援無料診断サービス」もF&Mで提供しているため、自社にあった補助金や助成金、優遇税制を一度診断されることをおすすめします。

F&Mの補助金支援は、事業再構築補助金やものづくり補助金などの申請書の策定支援です。支援実績は、3,500社以上の企業が採択されており、その実績をもとにしてサポートをおこなっています。補助金の申請支援では、企業とF&Mスタッフで面談して事前ヒアリングをおこなうことで、採択されるポイントや事業内容、補助金申請する理由などを確認します。

また、本番を想定した補助金審査もおこなっており、1社につき4名の審査員で審査し、申請で聞かれそうなポイントや問題点の事前想定が可能です。事前審査を活かすことで、本番において補助金申請の採択率向上につながるでしょう。なお、F&Mの補助金支援サービスは、サービスにご加入いただいた企業が対象であり、費用が発生します。

株式会総合地質コンサルタント様の導入事例

株式会総合地質コンサルタント様のF&M Club活用事例をご紹介します。導入前は、就業規則の変更などすべてを会社の社長や社員が調べて判断し、対応していました。トラブルが発生して、突然連絡が取れなくなる社員や、貸与物などが返却されないなどが起きた時も社員が一から調べて対処しています。

事業承継してさらに会社を発展させていくためには、支えてくれている社員と新社長でいい会社を作れるように信頼できる相談先が必要だと思っていたところ、取引している信用金庫から株式会社エフアンドエムを紹介してもらいました。

担当者から「バックオフィスのことならなんでも相談してください」と提案いただいたことで導入を決めます。導入後、就業規則の整備をおこない、車両の取り扱いや退職時のルールなどの諸規程も整備し、あいまいだったルールが明確化されました。

その他にも自社株や与信管理、助成金のことなどの疑問があった際に、F&Mを活用しているため安心して経営ができます。

F&M Clubのサービス

F&M Clubは就業規則や諸規程の整備や社員教育など、月額3万円（税抜）で使い放題です。企業で起こりうる経営課題に対応できるためにさまざまなコンテンツの提供や支援サービスをおこなっています。コンテンツは38種あり、経営に必要な知識を学べ、支援サービスによって業務改善につなげることが可能です。もし、税理士や社会保険労務士などから適切な改善策を提案してもらえない場合には、F&M Clubのサービスをぜひご活用ください。

まとめ

中小企業の多くがバックオフィスでおこなう業務が兼任され、属人化されがちです。また、人事考課などの社員の評価制度で適切に評価されていなければ、優秀な社員から辞めていくことになります。

社員に働きやすい環境を作ることは、会社の売上や利益をあげるために必要なことです。

F&M Clubでは、企業が抱える経営課題を解決できるバックオフィス支援サービスを月額3万円（税抜）で提供しています。就業規則の整備や人事考課の作成、補助金支援などのサービスを専門スタッフがおこなっています。ぜひお気軽にご相談ください。

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