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諸規定が企業のトラブル回避に重要な理由とは

働き方改革をはじめ、労働管理に関する法律が盛んに改正される中、企業が従業員とのトラブルを回避するためには、労務管理の基本となる就業規則や、雇用契約書などの諸規定の管理が重要となります。

しかし、多くの中小企業では、労務管理にかかわる諸規定の管理、見直し、運用が十分にできていないのが現状です。企業における諸規定の重要性について解説します。



目次[非表示]

  1. 1.社内整備に欠かせない諸規定とは
    1. 1.1.諸規定と諸規程の違い
  2. 2.社内諸規定の例
    1. 2.1.人事・労務に関する諸規定
    2. 2.2.雇用契約にかかわる書面
    3. 2.3.労使協定
    4. 2.4.コンプライアンス・リスクマネジメントにかかわる諸規程
    5. 2.5.そのほかの諸規程
  3. 3.諸規程が重要な理由
    1. 3.1.従業員とのトラブル回避
    2. 3.2.労働法に沿った規定を設ける
  4. 4.定期的な諸規定の見直しが必要
    1. 4.1.諸規程は作成するだけではダメ
  5. 5.諸規程を適切に作成・管理するためには
    1. 5.1.F&M Clubの労務管理サポートサービス
  6. 6.まとめ

社内整備に欠かせない諸規定とは


企業における諸規定とは、事業運営に必要な、さまざまなルールを明文化したものです。

ルールを明確にし、社内整備を徹底することで、社内トラブルを回避したり、企業の信頼性や社内秩序を保ったりすることに繋がります。

諸規定と諸規程の違い

規定と規程の違いは、それぞれ以下のように区別されます。


  • 規定…ひとつの法令における個々の条文のことをいい、細かな条文を指す時に用いられます。
  • 規程…ひとつの目的のために定められた、個々の規定全体を指し、条文がまとめられたもの全体を指す時に用いられます。


つまり諸規程とは、給与規程や退職金規程など、ひとつのまとまりを指し、諸規定とは、給与規程や退職金規程など定められた条文を指します。

規定と規程の使い分けについて、強制されている訳ではありませんが、一般的に「個々の決まり」であるか、「一連の決まり」であるかにもとづいて使い分けられています。

社内諸規定の例

企業における諸規定について、社内諸規定の例を紹介します。

人事・労務に関する諸規定

人事・労務に関する諸規定には、就業規則をはじめ、給与規定や退職金規程など、従業員との取り決めに関する規定の中でも、特に重要な事項について定められています。

従業員トラブルの多くは、「入退社時」、「給与」、「賞与」、「休日」に関することがほとんどです。そのため、人事・労務に関する諸規定は、適切に定め、リスクに備える必要があります。

▼人事・労務に関する諸規定の例
就業規則、 パートタイマー就業規則、契約社員就業規則、給与規程、退職金規程、育児休業規程、介護休業規程、転勤・赴任規程、など


雇用契約にかかわる書面

雇用契約にかかわる書面とは、主に雇用契約時に交わす契約書のことを指します。

雇用契約書は、会社側が定めた雇用条件について、労働者の「承認」を示す一つの証拠としても機能を果たすため、重要な規定のひとつです。

▼雇用契約にかかわる書面の例
労働条件通知書、パートタイマー雇用契約書、アルバイト雇用契約書、契約社員雇用契約書、派遣社員就業条件明示書、執行役員契約書など


労使協定

労使協定とは、会社(使用者)と労働者との間で交わされる協定のことで、働くうえでの約束事を書面化したものです。時間外勤務や、休日出勤、フレックスタイム制についてなど、労使協定の締結が必要となる場合があります。

▼労使協定の例
1年単位の変形労働時間制に関する労使協定、1か月単位の変形労働時間制に関する労使協定、フレックスタイム制に関する労使協定、育児・介護休業法にかかる労使協定など


コンプライアンス・リスクマネジメントにかかわる諸規程

コンプライアンス・リスクマネジメントにかかわる諸規程では、個人情報の取り扱いや、ハラスメントに関する事項など、賃金や休日に関する事項のほか、企業内トラブルに繋がりやすい項目について定められています。

▼コンプライアンス・リスクマネジメントにかかわる諸規程の例
個人情報管理規程、特定個人情報取扱規程、ハラスメント防止規定など


そのほかの諸規程

そのほかにも、会社運営に必要な役員に関する規程や、通勤に関する細かな規程など、さまざまな規定があります。

▼そのほかの諸規程の例

執行役員規程、役員報酬規程、マイカー通勤規程、社有車管理規程、寮・社宅管理規程など 


諸規程が重要な理由

諸規程は、企業が良好な経営をおこなっていくうえで必要不可欠なものです。

諸規程が果たす重要な役割について解説します。


従業員とのトラブル回避

諸規程を適切に定めることにより、従業員とのトラブル回避に繋がります。

企業が定めるルールについて、あらかじめ明文化しておくことで、「抑止力」として働き、従業員とのトラブルが発生するリスクが低下します。


労働法に沿った規定を設ける

働き方の多様化が進み、労働者の働き方に関する法律は、定期的に見直されています。

そのため、現行の労働基準法に沿った内容が、きちんと社内の諸規程内に定められていることが重要となり、定期的な見直しがされず、時代に沿った内容となっていない場合、知らぬ間に労働関連法令に反する内容で、労働者を使用している場合もあります。

従業員の中には、新しい労働法や、条件のよい改正法に敏感である人もいるため、従業員とのトラブルを起こさないためにも、最新の労働法に沿った内容で、諸規定を定めることを心がけましょう。


定期的な諸規定の見直しが必要


就業規則をはじめとする諸規程は、定期的な見直しが必要です。

企業の信頼を守るためにも、諸規定の管理は適切におこないましょう。


  就業規則の見直しで従業員トラブルを回避しましょう 従業員との良好な関係は、定期的な就業規則の見直しで継続できます。また、企業の安定的な発展につながり、従業員との無用なトラブルは避けることができます。就業規則にないルールや就業規則違反を明確にし、就業規則の適用範囲を決めることで労働トラブルの回避につながる「抑止力」として機能します。 株式会社エフアンドエム


諸規程は作成するだけではダメ

就業規則をはじめとする諸規定は、従業員への周知が重要であり、作成して終わりではありません。諸規定を作成したら、従業員への周知を徹底し、諸規定が適切に機能するように心がけましょう。

  就業規則の閲覧希望への対応方法は?就業規則の取り扱いを解説 就業規則は、作成、届出の義務のほかに、従業員への「周知」の義務があり、ただ作成するだけでは就業規則の本来の機能を果たしません。就業規則は、給与や休日、入退社時の手続きなど、従業員との労働トラブルとなりやすい問題について定めたものであり、トラブルを回避するひとつのツールとしても機能を果たす重要なデータです。従業員から就業規則の閲覧を希望された時は、正しく対応できるよう、日頃から適切に管理しておく必要があります。就業規則の閲覧について解説するページです。 株式会社エフアンドエム

諸規程を適切に作成・管理するためには

従業員とのトラブルを回避するためには、就業規則をはじめとする諸規定を、適切に作成・作成・周知する必要があります。

作成した諸規程が、適切であるかどうか不安な場合や、どのように諸規程を作成したらよいのかわからない場合などは、労務管理サポートサービスの利用がおすすめです。


F&M Clubの労務管理サポートサービス

F&M Clubの労務管理サポートサービスでは、「就業規則診断」や「諸規程ドラフト提供サービス」などを提供しています。諸規定について、お困りごとがある場合は、ぜひご活用ください。


まとめ

企業運営を円滑におこなうためには、諸規定を定期的に見直し、必要に応じて作成・変更し、適切に周知しましょう。従業員とのトラブルを回避し、企業の信頼を守るためには、諸規定の管理が重要となります。


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みのだ社会保険労務士事務所 蓑田真吾
みのだ社会保険労務士事務所 蓑田真吾
東京都社会保険労務士会(登録番号 第13190545号) 千葉経済大学経済学部経済学科卒業後、鉄鋼関連の企業に総合職として就職し、その後医療機関人事労務部門に転職。約13年間人事労務部門で従業員約800名、新規採用者1,000名、退職者600名の労務、社会保険の相談対応にあたる。社労士資格取得後にみのだ社会保険労務士事務所を開設し、独立。 https://www.minodashahorou.com/
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