働き方改革をはじめ、労働管理に関する法律が盛んに改正される中、企業が従業員とのトラブルを回避するためには、労務管理の基本となる就業規則や、雇用契約書などの諸規定の管理が重要となります。

しかし、多くの中小企業では、労務管理にかかわる諸規定の管理、見直し、運用が十分にできていないのが現状です。企業における諸規定の重要性について解説します。

社内整備に欠かせない諸規定とは

企業における諸規定とは、事業運営に必要な、さまざまなルールを明文化したものです。

ルールを明確にし、社内整備を徹底することで、社内トラブルを回避したり、企業の信頼性や社内秩序を保ったりすることに繋がります。

諸規定と諸規程の違い

規定と規程の違いは、それぞれ以下のように区別されます。

つまり諸規程とは、給与規程や退職金規程など、ひとつのまとまりを指し、諸規定とは、給与規程や退職金規程など定められた条文を指します。

規定と規程の使い分けについて、強制されている訳ではありませんが、一般的に「個々の決まり」であるか、「一連の決まり」であるかにもとづいて使い分けられています。

社内諸規定の例

企業における諸規定について、社内諸規定の例を紹介します。

人事・労務に関する諸規定

人事・労務に関する諸規定には、就業規則をはじめ、給与規定や退職金規程など、従業員との取り決めに関する規定の中でも、特に重要な事項について定められています。

従業員トラブルの多くは、「入退社時」、「給与」、「賞与」、「休日」に関することがほとんどです。そのため、人事・労務に関する諸規定は、適切に定め、リスクに備える必要があります。

▼人事・労務に関する諸規定の例
就業規則、 パートタイマー就業規則、契約社員就業規則、給与規程、退職金規程、育児休業規程、介護休業規程、転勤・赴任規程、など

雇用契約にかかわる書面

雇用契約にかかわる書面とは、主に雇用契約時に交わす契約書のことを指します。

雇用契約書は、会社側が定めた雇用条件について、労働者の「承認」を示す一つの証拠としても機能を果たすため、重要な規定のひとつです。

▼雇用契約にかかわる書面の例
労働条件通知書、パートタイマー雇用契約書、アルバイト雇用契約書、契約社員雇用契約書、派遣社員就業条件明示書、執行役員契約書など

労使協定

労使協定とは、会社（使用者）と労働者との間で交わされる協定のことで、働くうえでの約束事を書面化したものです。時間外勤務や、休日出勤、フレックスタイム制についてなど、労使協定の締結が必要となる場合があります。

▼労使協定の例
1年単位の変形労働時間制に関する労使協定、1か月単位の変形労働時間制に関する労使協定、フレックスタイム制に関する労使協定、育児・介護休業法にかかる労使協定など

コンプライアンス・リスクマネジメントにかかわる諸規程

コンプライアンス・リスクマネジメントにかかわる諸規程では、個人情報の取り扱いや、ハラスメントに関する事項など、賃金や休日に関する事項のほか、企業内トラブルに繋がりやすい項目について定められています。

▼コンプライアンス・リスクマネジメントにかかわる諸規程の例
個人情報管理規程、特定個人情報取扱規程、ハラスメント防止規定など

そのほかの諸規程

そのほかにも、会社運営に必要な役員に関する規程や、通勤に関する細かな規程など、さまざまな規定があります。

▼そのほかの諸規程の例

執行役員規程、役員報酬規程、マイカー通勤規程、社有車管理規程、寮・社宅管理規程など　

諸規程が重要な理由

諸規程は、企業が良好な経営をおこなっていくうえで必要不可欠なものです。

諸規程が果たす重要な役割について解説します。

従業員とのトラブル回避

諸規程を適切に定めることにより、従業員とのトラブル回避に繋がります。

企業が定めるルールについて、あらかじめ明文化しておくことで、「抑止力」として働き、従業員とのトラブルが発生するリスクが低下します。

労働法に沿った規定を設ける

働き方の多様化が進み、労働者の働き方に関する法律は、定期的に見直されています。

そのため、現行の労働基準法に沿った内容が、きちんと社内の諸規程内に定められていることが重要となり、定期的な見直しがされず、時代に沿った内容となっていない場合、知らぬ間に労働関連法令に反する内容で、労働者を使用している場合もあります。

従業員の中には、新しい労働法や、条件のよい改正法に敏感である人もいるため、従業員とのトラブルを起こさないためにも、最新の労働法に沿った内容で、諸規定を定めることを心がけましょう。

定期的な諸規定の見直しが必要

就業規則をはじめとする諸規程は、定期的な見直しが必要です。

企業の信頼を守るためにも、諸規定の管理は適切におこないましょう。

諸規程は作成するだけではダメ

就業規則をはじめとする諸規定は、従業員への周知が重要であり、作成して終わりではありません。諸規定を作成したら、従業員への周知を徹底し、諸規定が適切に機能するように心がけましょう。

諸規程を適切に作成・管理するためには

従業員とのトラブルを回避するためには、就業規則をはじめとする諸規定を、適切に作成・作成・周知する必要があります。

作成した諸規程が、適切であるかどうか不安な場合や、どのように諸規程を作成したらよいのかわからない場合などは、労務管理サポートサービスの利用がおすすめです。

F&M Clubの労務管理サポートサービス

F&M Clubの労務管理サポートサービスでは、「就業規則診断」や「諸規程ドラフト提供サービス」などを提供しています。諸規定について、お困りごとがある場合は、ぜひご活用ください。

まとめ

企業運営を円滑におこなうためには、諸規定を定期的に見直し、必要に応じて作成・変更し、適切に周知しましょう。従業員とのトラブルを回避し、企業の信頼を守るためには、諸規定の管理が重要となります。