就業規則は、企業が良好な経営をおこなっていくうえで必要不可欠となる“ルールブック”です。

就業規則は、労働条件などに関する法的効力を有するため、適切な扱いが必要となります。

「就業規則の効力はいつから発生するのか」、就業規則の管理について解説します。

就業規則とは

就業規則とは、労働基準法を始めとする「労働法」に基づき、労働条件や規律について、企業ごとに定める規則です。

常時10人以上の従業員を雇用する企業において、作成と届出が義務付けられています。

就業規則の役割・目的

就業規則の作成は、主に「法令の遵守」と「従業員とのトラブル防止」の役割・目的をもっています。

法令の遵守

就業規則は、労働法（労働基準法）を遵守し、従業員にとって不利となるような、企業の一方的な労働条件の運用を防ぐために、規則を明確にする役割をもっています。

常時10人以上の従業員を雇用する企業では、就業規則の作成と届出が義務とされており、就業規則の作成および周知は、「企業が労働基準法を遵守している」ことを従業員に示すことでもあり、企業の信頼性においても重要なものです。

トラブルの防止

就業規則には、労働法に関する事項のほかにも、従業員の行動規範となる社内ルール（服務規定）が定められています。

そのため、比較的トラブルの多い「入退社時のルール」や「賃金や昇給のルール」などを、あらかじめ就業規則で整備しておくことで、従業員とのトラブルに対する「抑止力」として機能します。

あからさまに企業にとって有利となるような規定や、労働法に反するような規定は定められませんが、想定されるトラブルに備えて就業規則を整備しておくことは大切です。

就業規則の効力はいつから発生する？

常時10人以上の従業員を雇用する企業において、就業規則の作成は義務とされていますが、就業規則の効力は、「作成した時点で発生するのか」「届出した時点で発生するのか」、“どの時点で効力が発生するのか”疑問に思う人も多いかと思います。

就業規則の効力は従業員に周知した日から発生

就業規則の効力を発生させるためには、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」を記載し、従業員に周知することが条件とされています。

就業規則は、作成した日や届け出た日ではなく、「従業員に周知した日」から効力が発生し、反対に、周知されていない就業規則については無効とされています。

労働条件に関する優先順位

就業規則のように、労働条件などに関する法的効力を有するものとして、そのほか「労働協約」や「労働契約」が挙げられます。

これらの労働条件に関する優先順位は以下の通りです。

順位が上のものの基準に反する場合は、基本的に無効とされており、労働基準法第93条、労働契約法第12状では、「就業規則で定める基準に達しない労働条件を定める労働契約は、その部分について無効となり、無効となった部分については就業規則で定める基準が適用される」とされています。

就業規則の周知

就業規則には、「従業員への周知の義務」があり、労働基準法第106条では「就業規則は、各作業所の見やすい場所への掲示、備え付け、書面の交付などによって労働者に周知しなければならない」とされています。

就業規則の周知方法

就業規則の主な周知方法として、以下の3つの方法があります。

常時見やすい場所に掲示する・備え付ける

就業規則を、各作業場所の見やすい場所に掲示または備え付けることによって、就業員へ周知します。従業員が全員パソコンをもっていない場合などは、「掲示または備え付け」による周知方法が有効的です。

更衣室など、従業員が必ず利用する場所や、多く集まる場所に掲示することが望ましいですが、従業員が確実に就業規則に目を通しているのかが確認しづらいというデメリットもあるため、確実に周知させるためには、管理方法の工夫が必要です。

書面で従業員に交付する

就業規則を印刷し、従業員ひとりひとりに交付します。

書面による就業規則の交付は、入社時など、雇用契約の手続きの際におこないやすく、ひとりひとりの従業員に確実に周知できるというメリットがあります。

しかし、就業規則に変更があった場合などは、その都度改めて周知させる必要があるため、作業負担が大きくなるというデメリットもあります。

クラウドやデジタルデータで公開する

就業規則の内容をクラウドやデジタルデータを通して従業員に周知します。

クラウドやデジタルデータによる周知方法は、パソコンを所有している従業員に対しては有効的であり、就業規則の内容に変更などがあった際も、更新・周知しやすいというメリットもありますが、パソコンを所有していない従業員などへは、セキュリティを考慮したうえでのスマートフォンからのアクセスなど、周知方法の工夫が必要です。

就業規則の周知違反をした場合

就業規則の周知義務を怠った場合、管轄の労働基準監督署から指導や勧告を受けることがあり、場合によっては労働基準法違反として、「30万円以下の罰金」（労働基準法第120条）が科されることもあります。

企業の信頼を守るためにも、「周知義務」の徹底を心がけましょう。

【参考】就業規則を作成しましょう｜厚生労働省

就業規則を変更する場合

法改正など、新しい法令の遵守や、給与規定などの定期的な見直しにより、就業規則を変更する場合も、適切に変更手続きをおこなう必要があります。

就業規則を変更するタイミング

就業規則の変更は状況に応じて必要となり、主に以下のような場合に、就業規則の変更がおこなわれます。

給与規定や就業時間など労働条件の見直し

企業の経営状況や、働き方の多様化に伴い、給与規定の見直しや、「フレックスタイム制度」や「在宅勤務制度」をはじめとする新しい制度の導入など、必要に応じて就業規則を見直し、改正・変更する場合があります。

法改正に伴う規定に見直し

働き方改革の促進など、労働法に関連する法改正は定期的におこなわれています。

そのため、定期的に就業規則を見直し、法令に沿った規則が整備されていないと、知らない間に「法令違反」となってしまうこともあります。

自社の就業規則が、時代に合わせた「就業規則」になっているか、定期的に管理することが大切です。

就業規則の変更方法

就業規則を変更する際は、作成時と同様に、管轄の労働基準監督署に届出（変更届）を提出する必要があります。

変更届について、明確な提出期限は設けられていませんが、「遅滞なく」提出することが義務付けられており、変更届の届け出を怠った場合も、作成時と同様に罰則（罰金）が科せられることもあるため、適切な変更手続きをおこなうよう、十分に注意しましょう。

就業規則は定期的な見直しを

企業が良好な経営をおこなっていくうえで「就業規則の定期的な見直し」は欠かせません。

就業規則の整備は、企業の法的遵守や従業員とのトラブルを回避するだけでなく、「助成金の受給」の際にも必要となる場合があります。

定期的に就業規則を見直し、状況に応じた整備をおこないましょう。

F&M Clubでは、「就業規則診断サービス」をはじめ、企業の就業規則に関するサポートサービスを提供しています。

F&M Clubの就業規則支援サービス

F&M Clubの「就業規則支援サービス」を導入した企業の中には、「経営の基盤が整い、安心して経営に専念することができるようになった」という企業様もいらっしゃいます。

サービス導入前は、インターネットでダウンロードした雛形を利用して作成した就業規則を運用していたという某企業は、助成金を申請した際、「就業規則の不備」により、助成金を受給できませんでした。

これを機に“早急に就業規則を見直す必要がある”と感じた同企業様は、F&M Clubの「就業規則支援サポート」を通して、就業規則を整備し、「安心して経営をおこなえる」基盤を整えられたことを実感し、安心して経営をおこなえることは、「非常に大きなこと」だとコメントをいただいております。

まとめ

就業規則の整備は、企業が良好な経営をおこなううえで必要不可欠です。

就業規則の効力は、「従業員への周知」によって発生し、従業員への周知は義務付けられているため、周知義務を怠ると、場合によっては法令違反となり、罰則が科せられることもあるため注意しましょう。

就業規則の見直しは、定期的におこない、必要に応じて改正・変更手続きをおこないます。

自社の就業規則が適切な内容になっているかどうか、不安な場合は、専門家による「就業規則支援サービス」を活用しましょう。

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